Gestion hybride vs gestion numérique

Pas besoin de travailler longtemps au sein d’une entreprise privée ou encore d’un organisme public pour constater que bien trop souvent on y utilise d’étranges systèmes hybrides à l’interface douteuse! Ils ne sont évidemment pas intégrés, et la plupart du temps, ils sont composés de différentes solutions électroniques à la technologie trop souvent désuète. Ces systèmes hybrides sont généralement le fruit d’une programmation développée à l’interne par et pour les employés, un genre de patchwork quoi!

Or, si ces systèmes hybrides répondent sporadiquement à un besoin de gestion particulier, et sont implantés avec toute la bonne volonté du monde par les employé(e)s, ils sont fréquemment mésadaptés à la gestion d’information en temps réel. Autrement dit, ils font courir beaucoup trop de risques inutiles à l’entreprise, tels que :

  • des coûts liés à la perte d’efficience
  • un manque d’efficacité
  • une offre de service à la clientèle inadéquate
  • une mauvaise prise de décisions stratégiques, basée sur de l’information incomplète

À l’inverse, adopter une stratégie de transformation numérique, c’est saisir l’opportunité pour une entreprise de réaliser des gains essentiels afin de mieux affronter la concurrence, d’accroître la compétitivité et la prospérité de son organisation, et ce, tout en s’offrant une meilleure visibilité. Il devient dès lors primordial de bien savoir identifier les diverses types solutions numériques nécessaires à l’atteinte de ses objectifs stratégiques.

Nous présenterons donc ici six outils pour enfin passer au numérique.

Outil #1 : Le système intégré de gestion (SIG)

Un SIG, ou encore un enterprise resource planning (ERP) est un outil performant de gestion visant planification et le contrôle de l’ensemble des besoins logistiques d’une entreprise, soit des ressources internes, externes, matérielles ou encore humaines. Si un SIG peut apporter une panoplie de gains à court ou moyen terme, son principal avantage—et non le moindre—réside dans le fait qu’il reconfigure tout en optimisant votre travail de gestionnaire. C’est toujours intéressant de savoir qu’on ne travaille pas pour rien!

Une solution de ce type va vous permettre d’éviter de perdre votre temps en travaillant en aval. Ainsi, vous ne serez pas constamment en train d’éteindre des feux! Au contraire, vous pourrez enfin adopter une position de gestion en amont, soit une véritable gestion stratégique, qui mettra un terme aux pertes de temps dûs à une mauvaise planification.

Le secret de ce type de solution numérique, c’est que grâce à l’analyse et au contrôle de l’information en temps réel, le SIG va vous donner une meilleure vue d’ensemble. C’est d’ailleurs ce qui vous permettra d’obtenir une meilleure anticipation des risques et des opportunités et donc, de réagir plus promptement aux enjeux auxquels vous serez confrontés. Un SIG vous donnera une longueur d’avance sur vos concurrents et vous fera enfin enter au XXIe siècle en matière de management!

Pour se donner une idée, on retrouve souvent au sein des entreprises ces types solutions :

Outil #2 : Le système de gestion de relations clients (CRM)

Ce genre de logiciel concerne la gestion des divers aspects et l’historique de la relation client. On appelle ce type de solution gestion de la relation clients, ou encore custumer relationship management (CRM). Une solution de type CRM n’est pas une solution d’affaire proprement dite, mais elle constitue un gros plus lorsqu’il est question d’établir, de développer, de conserver des relations fructueuses avec les clients de son entreprise. Or, ces relations sont bien souvent le nerf de la guerre lorsqu’il est question de rayonnement! N’empêche, pour que ça fonctionne, il faut que votre entreprise ait la volonté d’axer sa stratégie sur la clientèle.

Une solution de gestion de la relation client permet de centraliser l’information sur les clients actuels et potentiels, de l’intégrer et de l’organiser pour mieux anticiper vos besoins et ceux de votre clientèle. Tout cela, bien entendu, en fonction de tendances historiques et d’un marketing automatisé, bien ciblé via entre autres les chaînes de courriels. De toute évidence, ce type solution travaille grandement à l’amélioration de la relation-clients. C’est du moins ce que vous proposent ces logiciels :

Outil #3 : Le système de commerce électronique

Le système de commerce électronique est un outil assez intéressant. Il peut permettre à vos clients actuels et potentiels de produire des soumissions ou des commandes et d’en faire le suivi en direct et surtout en ligne! Donc fini les commandes faites comme dans les ministères! dans le bon vieux temps à partir du catalogue Sears qu’on attendait avec impatience s’en savoir où c’en était. Avec un système de commerce électronique, on sait précisément où en est l’état actuel de nos commandes. Il suffit d’ouvrir son ordinateur, sa tablette ou son téléphone intelligent, de se connecter sur le site de l’entreprise et voilà le tour est joué, la commande arrive mardi prochain! Donc, si vous êtes une entreprise de vente qui ne possède pas encore ce genre de solution, vous faites durs! Dépêchez-vous d’en acquérir une!

On l’aura compris, ce genre de solution permet une transition entre l’information (produit, liste, disponibilité, etc) nécessaire à la vente d’un bien ou d’un service contenu dans les bases de données de votre entreprise et le contenu du site Web.

Le principal gain de ce type de solution est qu’il permet à vos clients de vous contacter “numériquement” via une plateforme Web et d’obtenir un bien ou un service, et ce à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. Pas besoin d’être un génie pour comprendre que ce type de solution pourra faire grandement augmenter le chiffre d’affaires et la visibilité de votre entreprise. Pour ce faire une idée concrètement de genre de solution, regardez celles-ci:

Outil #4 : Le système comptable

N’en déplaise à certains, la comptabilité, c’est rarement sexy, d’où l’intérêt pour vous de se gréer d’une solution comptable pour gérer l’ensemble des aspects comptables et financiers.

Généralement, les fonctions de base de ce genre de solution permettent de payer les comptes, préparer des factures, calculer les taxes de vente, gérer la paie, automatiser les transactions du grand livre comptable, assurer les flux de trésorerie ou encore la gestion des inventaires, bref, une panoplie de trucs qui viennent grandement faciliter la vie!

Voici quelques exemples de solutions comptables :

Outil #5 : La gestion électronique de documents (GED)

La GED, qu’est-ce que c’est? C’est la Cadillac des archivistes, que dis-je, le tout dernier modèle de Tesla, le véhicule innovant par excellence! Il s’agit du nec plus ultra des conseillers en gestion documentaire.

En gros, la GED a pour objectif la gestion du cycle de vie complet des documents électroniques, depuis leur création jusqu’à leur destruction, en passant naturellement par leurs diverses modifications, telles que leur publication et leur diffusion. Plutôt simple jusqu’ici, non? Mais attention, une bonne solution GED doit prendre en charge un assortiment d’outils tels que le plan de classification, le calendrier de conservation, les politiques et procédures et les profils de métadonnées. Finalement pas mal d’affaires, d’où l’importance de prendre le temps nécessaire à l’identification de ses besoins dès le départ. Right?

Les solutions de GED s’intègrent généralement assez bien à un SIG. Elle permet de réaliser le classement des documents en fonction des meilleures pratiques et de leur appliquer les fameux délais de conservation. Qui plus est, un des gains importants qu’apporte une GED à une entreprise, c’est d’enfin d’aspirer un environnement sans papier qu’on appelle communément le bureau sans papier. Pour vrai!

Ici encore, le marché offre certaines solutions super intéressantes. Qu’on pense entre autres à:

Outil #6 : Outils de collaboration et de communications d’équipe

Les outils de gestion de collaboration et de contenu d’entreprise sont primordiaux pour toute entreprise ou organisation de nos jours, tellement qu’on les utilise bien souvent sans même le savoir! Pensons aux boîtes mails, à la messagerie instantanée ou encore à la vidéoconférence genre Skype ou encore Face Time qu’on retrouve jusque sur les téléphones cellulaires de Monsieur/Madame tout le monde, c’est peu dire!

Si une démonstration des gains que nous fournissent ce genre d’outils n’est plus à faire, il est quand même intéressant de noter que l’acquisition de ce type de solution permet grandement de standardiser, normaliser et d’améliorer les performances d’une entreprise. En plus de faciliter les communications entre les différents collaborateurs—entre autres en permettant de travailler simultanément sur un même document—ce genre de solution optimise les processus de prise de décisions, et ce, toujours dans un environnement numérique sécurisé.

Il va sans dire que l’acquisition d’une solution de collaboration de contenu d’entreprise fait faire à une organisation des économies de temps considérables, et comme dit le proverbe : le temps c’est de l’argent!

Voici donc quelques exemples de solution disponible :

Le mot d’la fin

Peu importe la ou les solutions que vous choisirez d’adopter, l’important, c’est de bien les arrimer au plan stratégique de votre entreprise, de ne pas perdre de vue vos besoins et vos objectifs. Bref, il faut savoir d’où l’on vient, où l’on est et, surtout, où on veut aller!