CONCEVOIR ET DÉPLOYER UNE SOLUTION DE GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Apprenez les étapes et les éléments essentiels pour mettre en oeuvre une solution efficace de gestion électronique des documents

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525.00$

Public cible

Cette formation s’adresse aux archivistes, gestionnaires de documents et professionnels qui désirent apprendre à concevoir et à mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED) dans leur organisation.

Objectifs visés

  • Réaliser l’impact d’une saine gestion de l’information dans votre stratégie d’affaire
  • Acquérir les connaissances nécessaires pour comprendre les étapes et les standards permettant de concevoir et de déployer une solution de GED
  • Développer les compétences et les attitudes afin de concevoir et mettre en place une solution de GED
  • Identifier les types de solutions à déployer dans votre organisation
  • Intégrer l’information comme composante essentielle de votre stratégie numérique

Résultats attendus

À la fin des activités d’apprentissage, la formation devrait permettre d’atteindre les résultats suivants :

  • Une grille d’évaluation pour le choix d’une solution de GED pour votre organisation
  • Un plan de déploiement de votre solution
  • Une architecture de solution à mettre en place
  • Des indicateurs de performance pour mesurer les résultats obtenus et adapter sa stratégie

Contenu

MODULE 1 : L’IMPORTANCE D’UNE BONNE GESTION DE L’INFORMATION

  • Définir les bénéfices d’une solution
  • Identifier les processus touchés par le projet
  • Définir les objectifs et la portée du projet
  • Identifier les acteurs du projet

MODULE 2 : FONCTIONNALITÉS ET EXIGENCES DE LA SOLUTION

  • Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de GED ?
  • Définir les exigences d’une solution
  • Réaliser une étude d’opportunité et d’un dossier d’affaires
  • Les différents modes d’acquisition d’une solution
  • Concevoir une grille d’évaluation des solutions
  • Rédiger un devis technique
  • Calculer les coûts d’acquisition, de déploiement et de maintenance

MODULE 3 : DÉPLOYER LA SOLUTION GED

  • Définir la méthode et le plan de déploiement
  • Concevoir l’architecture de la solution
  • Configurer la solution et migrer les documents
  • Former et soutenir les employés

MODULE 4 : ÉVALUATION ET SUIVI

  • Établir des indicateurs de performance
  • Évaluer et contrôler l’avancement du projet
  • Pivoter et ajuster les paramètres du déploiement
  • Valoriser l’utilisation de la solution GED

Approche pédagogique

Dans cette formation, les participants réaliseront une série d’exercices/ateliers et bénéficieront d’un coaching personnalisé du formateur.

Le formateur complétera le contenu par des exposés magistraux, incluant des échanges et des exemples basés sur des cas réels.

Les séances de formation en direct seront données avec la plateforme en ligne pour faciliter les échanges avec le formateur. La plateforme permettra de partager l’écran avec le formateur et poser les questions grâce aux outils de collaboration et de communication offerts.

Nous rendrons également accessible le contenu pédagogique sur une plateforme de formation en ligne, dans un espace de formation privé et sécuritaire.

Formateur

Charles Cormier — Conseiller stratégique

Conseiller en gestion de contenu d’entreprise, M. Cormier est impliqué depuis plus de 10 ans dans des projets d’implantation de systèmes de gestion de l’information. Il a participé à l’élaboration de stratégies de déploiement, au développement de solutions, à la planification des activités, à l’analyse d’affaires, à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs.

Il a notamment été impliqué dans l’implantation de systèmes de gestion intégrée des documents comme SharePoint et Livelink, autant dans le domaine gouvernemental que privé.

De 2014 à 2016, son mandat de directeur général de l’Association des archivistes du Québec l’a amené à transformer en profondeur les pratiques de l’Association et à mettre en place des services pour mieux répondre aux besoins des membres.