Programme intensif en gestion électronique des documents

Apprenez les normes, règles et meilleures pratiques pour réussir votre virage numérique, éliminer le papier de votre quotidien et mettre en place des façons de faire efficaces pour gérer vos documents électroniques.

Formation | 35 heures réparties sur 5 semaines

Public cible

Cette formation s’adresse aux gestionnaires et employés qui désirent développer ou parfaire leurs compétences numériques pour réussir leur virage numérique et mettre en place des pratiques efficaces de gestion électronique des documents.

Objectifs visés

En utilisant les méthodes de CHUCK&CO vous allez :

  • Développer une réelle compréhension de ce qu’est la transformation numérique, ses enjeux et ce qu’elle peut faire pour votre organisation… quel que soit votre secteur
  • Déterminer la maturité numérique de votre organisation pour savoir ce qui se passe et cibler les enjeux les plus importants
  • Identifier les types de solutions à déployer dans votre organisation
  • Définir les composantes essentielles de votre stratégie numérique
  • Apprendre une méthode pour accélérer la conception, les tests et le déploiement de solutions
  • Apprendre comment développer, configurer et appliquer les meilleures pratiques de gestion des documents électroniques

Résultats attendus

À la fin des activités d’apprentissage, la formation devrait permettre d’atteindre les résultats suivants :

  • Réduction de la masse documentaire papier de plus de 70 %
  • Diminution du temps de traitement et de recherche d’information de plus de 30 %
  • Mise en place d’un environnement de travail numérique permettant l’accès aux documents et données à distance
  • Réduction des risques de pertes ou de vol de données
  • Meilleur respect des normes, règles et lois en matière de conformité documentaire et de gestion des documents électroniques

Contenu

MODULE 1 : LES BASES DE LA GESTION DOCUMENTAIRE 

  • Principes fondamentaux de la gestion de l’information et des documents
  • Gestion stratégique de l’information
  • Exploitation et valorisation des données

MODULE 2 : ASPECTS LÉGAUX ET RÉGLEMENTAIRES

  • Exigences légales et réglementaires
  • Cycle de vie de l’information
  • Politique de conservation et de disposition

MODULE 3 : CRÉATION, CLASSIFICATION ET RECHERCHE

  • Classification, métadonnées et recherche
  • Création & contrôle
  • Exigences et contrôle qualité
  • Révisions et approbation
  • Signature électronique des documents

MODULE 4 : COLLABORATION ET PARTAGE DE DOCUMENTS

  • Gestion et collaboration de contenu d’entreprise
  • Partage, distribution et transmission officielle des documents
  • Traçabilité
  • Quelques outils de collaboration et de partage

MODULE 5 : NUMÉRISATION DE DOCUMENTS

  • Intégrité et valeur juridique des documents numériques
  • Processus de numérisation et étapes de production
  • Disposition des documents papier après contrôle qualité
  • Stratégies de mise en œuvre
  • Exigences et spécifications de traitement

Approche et méthodologie

Notre approche se concentrera sur la gestion des documents électroniques pour permettre de définir et déployer un programme de gestion électronique de documents, pour réduire et éliminer l’utilisation du papier, établir des processus efficaces de création, de révision, de classification, de conservation et de protection des documents.

Les participants réaliseront une série d’exercices/ateliers et bénéficieront d’un coaching personnalisé du formateur. De plus, le formateur animera également des exposés magistraux, incluant des échanges et des exemples basés sur des cas concrets.

Dans le contexte actuel, nous favorisons évidemment l’accès à distance à des classes virtuelles. Les séances de formation en direct seront données avec la plateforme Zoom pour faciliter les échanges avec le formateur et permettre un enregistrement pour consulter les capsules sur demande.

La plateforme permettra de partager l’écran écran avec le formateur et poser les questions grâce aux outils de collaboration et de communication offerts.

Nous rendrons également accessible le contenu pédagogique et l’enregistrement des capsules sur Didacte, une plateforme québécoise de formation en ligne, dans un espace de formation privé et sécuritaire.

Formateur

Charles Cormier — Conseiller stratégique

Conseiller en gestion de contenu d’entreprise, M. Cormier est impliqué depuis plus de 10 ans dans des projets d’implantation de systèmes de gestion de l’information. Il a participé à l’élaboration de stratégies de déploiement, au développement de solutions, à la planification des activités, à l’analyse d’affaires, à la formation et à l’accompagnement des utilisateurs.

Il a notamment été impliqué dans l’implantation de systèmes de gestion intégrée des documents comme SharePoint et Livelink, autant dans le domaine gouvernemental que privé.

De 2014 à 2016, son mandat de directeur général de l’Association des archivistes du Québec l’a amené à transformer en profondeur les pratiques de l’Association et à mettre en place des services pour mieux répondre aux besoins des membres.

Calendrier de formation

Les activités de formation seront réalisées sur une période de 5 semaine, à raison de 7 heures par semaine, sous forme d’exercices et ateliers. L’horaire exact des séances devra être déterminé en fonction des disponibilités du client et du formateur.

Prix régulier (en séance publique)

Ce produit est actuellement en rupture et indisponible.

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