6 astuces pour optimiser l'architecture d’information dans SharePoint et M365

Voici six astuces détaillées pour optimiser votre architecture d’information et la gestion des connaissances en utilisant SharePoint, tout en facilitant l’utilisation de Copilot.

1. Catégorisez votre contenu 

La taxonomie est la base de toute architecture d’information efficace. Il s’agit de classer les informations sous des catégories logiques et cohérentes, afin de simplifier leur recherche. Utilisez les fonctionnalités de SharePoint pour structurer les informations de manière intuitive.

Voici quelques conseils pour définir une taxonomie efficace :

• Identifiez les besoins des utilisateurs : Utilisez SharePoint Surveys pour interroger les équipes et comprendre comment elles recherchent et utilisent l’information.
• Créez des catégories claires et intuitives : Utilisez des colonnes de métadonnées dans SharePoint pour organiser les documents avec des termes simples et compréhensibles, en évitant le jargon technique ou les acronymes obscurs.
• Organisez selon les processus métiers : Adaptez la taxonomie aux flux de travail existants via Power Automate pour que les utilisateurs retrouvent facilement les informations pertinentes pour leurs tâches.

2. Utilisez des métadonnées pertinentes

Les métadonnées sont des informations descriptives ajoutées aux documents et aux données pour faciliter leur tri et leur recherche. Les utiliser correctement aide à mieux organiser l’information et à la rendre facilement accessible.

Voici 2 tactiques pour optimiser les métadonnées :

• Choisissez des métadonnées significatives : Utilisez des propriétés par défaut comme « Auteur », « Date de création » ou personnalisez les vôtres en utilisant des propriétés comme « Statut », « Responsable », « Type de document » dans SharePoint pour donner un contexte utile aux documents.
• Rendez-les cohérentes et uniformes : Servez-vous du magasin de termes et des métadonnées gérées dans SharePoint pour garantir que les métadonnées soient uniformes à travers les différents sites et bibliothèques. L’utilisation d’un thésaurus de vocabulaire contrôlé aidera à augmenter la qualité de ces propriétés pour le repérage du contenu et l’application de workflows automatisés.

3. Centralisez le contenu

Dans une approche de gestion des connaissances, la centralisation permet de regrouper toutes les informations importantes en un seul endroit. Cela permet de créer un environnement facile d’accès pour les membres de l’organisation. 

Voici des conseils pour une centralisation efficace :

• Utilisez une plateforme unique : Stockez les documents dans SharePoint pour éviter les doublons et les pertes d’information. Si vous avez plusieurs plateformes de gestion de contenu, demandez-vous quelle en est l’utilité et si elles sont toutes vraiments nécessaires. Si vous devez maintenir plusieurs plateformes, assurez-vous de leur interopérabilité entre elles.
• Assurez une gestion des accès rigoureuse : Utilisez les groupes de sécurité et les permissions dans SharePoint pour attribuer les permissions selon les rôles et les besoins des utilisateurs. Vous pourrez ainsi garantir la sécurité et la confidentialité du contenu.
• Mettez en place des processus de validation : Utilisez Power Automate pour créer des workflows de validation, assurant que seuls les documents et les connaissances pertinents sont ajoutés au système, afin d’éviter l’encombrement.

4. Facilitez la collaboration et le partage de l’information

Pour que les connaissances puissent être partagées et utilisées efficacement, il est essentiel de mettre en place des mécanismes de diffusion adaptés.

Voici quelques stratégies pour améliorer le partage de l’information :

• Créez des espaces collaboratifs : Utilisez des sites d’équipe SharePoint et Microsoft Teams pour encourager le partage et la collaboration. Pour segmenter votre contenu, vous pourrez utiliser différents modèles pour différents besoins (unités administratives, projets, processus, comités et réunions, etc.).
• Facilitez le partage informel : Utilisez Viva Engage ou les canaux de discussion dans Teams pour stimuler les échanges spontanés d’idées et de bonnes pratiques.
• Assurez la visibilité des informations : Utilisez les notifications dans Teams et SharePoint pour rappeler aux équipes l’existence de documents ou de ressources importantes.

5. Intégrez l’IA pour simplifier la gestion des connaissances

L’Intelligence Artificielle (IA) peut transformer la manière dont l’information est gérée en automatisant certaines tâches et en améliorant les recherches.

Voici comment tirer parti de l’IA pour enrichir votre architecture d’information :

• Automatisez l’extraction d’information : Utilisez SharePoint Premium et Power Automate pour analyser et catégoriser automatiquement les documents, réduisant le temps passé sur des tâches répétitives.
• Optimisez la recherche : Utilisez la recherche dans Microsoft 365 avec des capacités d’IA pour interpréter des requêtes complexes, offrant ainsi des résultats plus précis en fonction des besoins spécifiques des utilisateurs.
• Demandez à Copilot : Utilisez Copilot pour suggérer des réponses ou des documents pertinents basés sur les demandes des utilisateurs, augmentant ainsi l’efficacité de la gestion de l’information.

6. Favorisez la réutilisation des connaissances

La réutilisation des connaissances est essentielle pour optimiser les ressources et éviter la duplication des efforts. Voici quelques conseils pour faciliter cette réutilisation :

• Créez des modèles standardisés : établissez et diffusez des gabarits pour les documents récurrents (rapports, présentations, etc.) afin de structurer les connaissances de manière uniforme.
• Mettez en place des processus de mise à jour : Utilisez SharePoint pour assurer que les informations stockées sont régulièrement vérifiées et mises à jour pour rester pertinentes et exploitables.
• Formez les utilisateurs : Organisez des sessions de formation via Microsoft Teams pour aider les équipes à naviguer dans l’architecture d’information et à maximiser l’utilisation des outils de gestion de connaissances.

Conclusion

En appliquant ces six astuces avec l’intégration de SharePoint et Microsoft 365, vous créerez une architecture d’information plus performante et accessible, qui rendra la gestion des connaissances fluide et productive. Non seulement cela améliorera l’efficacité de vos équipes, mais cela favorisera aussi une culture d’apprentissage continu et de partage au sein de l’organisation. Adoptez une approche structurée et exploitez les technologies modernes, incluant Copilot, pour tirer le meilleur parti des savoirs accumulés.

Note : Le contenu de ce blogue provient du webinaire sur l’architecture d’information dans la gestion des connaissances  produit initialement par Dominic Larochelle et François Lafond. La transcription de son contenu, grâce à Microsoft Copilot, nous a permis de synthétiser les grandes idées et de bonifier cet article de blogue.