7 Bonnes pratiques pour concevoir un intranet SharePoint efficace

Un intranet ne constitue pas uniquement une initiative technologique, mais s’inscrit davantage dans une démarche de gestion de l’information, de communication interne et d’amélioration de l’expérience employé. Pourtant, de nombreuses organisations déploient leur intranet sur SharePoint sans établir de cadre, d’objectifs ou de gouvernance définis, ce qui conduit fréquemment à la création d’un site peu utilisé, mal structuré et rapidement obsolète. Un intranet correctement conçu et maintenu est susceptible de devenir un point de référence organisationnel essentiel.

Voici 7 bonnes pratiques fondamentales à appliquer, ainsi que les erreurs à éviter pour concevoir un intranet durable et utile dans votre environnement SharePoint.

1. Créer un intranet pour les utilisateurs

Il convient d’identifier précisément les différentes audiences (employés, gestionnaires, nouveaux arrivants, équipes terrain) et d’analyser leurs besoins réels. Le recours aux personas et aux parcours utilisateurs permet d’organiser l’intranet en fonction des usages, des obstacles actuels et des attentes relatives à l’accès à l’information.

Il est recommandé de s’interroger sur :

• Les besoins spécifiques des utilisateurs
• Leur mode de navigation
• Les difficultés rencontrées

Un intranet performant répond prioritairement aux exigences des utilisateurs et non exclusivement à celles de la structure interne.

À éviter : Structurer l’intranet uniquement selon l’organigramme ou les départements, ou adopter une logique TI, n’est généralement pas efficace : les employés recherchent l’information selon les processus et leurs responsabilités plutôt qu’en fonction des unités administratives.

2. Clarifier les objectifs de l’intranet

Avant tout paramétrage, il importe de déterminer les finalités de l’intranet : renforcer la communication interne, faciliter l’intégration, organiser la gestion des connaissances ou favoriser l’autonomie des équipes. Ces orientations doivent être cohérentes avec les priorités de l’organisation.

L’intranet devrait avoir la forme d’un site SharePoint dédié à la communication, servant de référence officielle pour les informations validées et la mémoire organisationnelle. Teams est destiné à la communication, SharePoint facilite la collaboration, et OneDrive offre un espace personnel au sein du cadre professionnel.

À éviter : Lancer un intranet comme un simple projet technique, sans objectifs précis, expose à la création d’un espace numérique sans cohérence ni valeur stratégique.

3. Auditer le contenu préalablement à la migration

Un audit de contenu s’impose avant toute migration afin d’identifier les documents utiles, officiels, à jours et fréquemment consultés. Tous types de contenu ajoutés doit correspondre à un besoin clairement défini.

À éviter : Migrer l’ensemble des documents existants vers SharePoint sans distinction reproduit les problèmes antérieurs : doublons, contenu obsolète, difficulté d’accès à l’information.

4. Valoriser la recherche et les métadonnées

L’intranet doit proposer plus qu’une structure de dossiers. L’utilisation de métadonnées améliore la recherche, la visibilité et la réutilisation des contenus, tout en favorisant l’évolution de la structure.

À éviter : La dépendance exclusive à une arborescence de dossiers rend la gestion rigide et inefficace. Une hiérarchie trop profonde ralentit l’accès à l’information et décourage les utilisateurs.

5. Publier du contenu lisible et pertinent

Le contenu de l’intranet doit être clair, concis et contextualisé. L’usage de pages structurées, de FAQ, de synthèses et de visuels facilite la compréhension.

À éviter : Publier des PDF longs ou des pages surchargées altère l’expérience utilisateur. L’intranet doit rester un outil de communication, non un simple classeur numérique.

6. Instaurer une gouvernance rigoureuse

La pérennité de l’intranet dépend d’une gouvernance clairement établie. Il est nécessaire de désigner un responsable de l’intranet et des responsables de contenus chargés de la qualité et de la mise à jour.

À éviter : Permettre à tous de publier sans règles ni validation engendre rapidement un déficit de cohérence et de contrôle. Concentrer la responsabilité sur une seule personne comporte également des risques pour l’évolution du site.

7. Prévoir la diffusion et l’amélioration continue

Le lancement du site marque le début d’un processus continu. Des actions de communication, de formation et de promotion des contenus clés sont nécessaires. Il convient également de mesurer l’usage et d’ajuster l’intranet sur la base des retours et des données collectées.

À éviter : Considérer l’intranet comme un projet achevé après sa mise en ligne est inadapté. Il doit évoluer en fonction des besoins de l’organisation.

Passez à l’action !

La conception d’un intranet SharePoint exige une approche stratégique, orientée vers la structuration de l’information, le soutien à la communication interne et l’enrichissement de la mémoire organisationnelle. Un intranet performant repose sur une vision claire, une conception centrée utilisateur, une architecture optimisée, une gouvernance solide et une amélioration continue. Bien élaboré, il devient un véritable levier de performance pour l’organisation.