Bien gérer VOS courriels ? 5 trucs pour te faciliter la vie!

Par Eliane Bourque

Gérer sa boîte de courriel efficacement est un incontournable de la vie au travail, que vous estimiez ce réflexe comme de l’hygiène numérique ou simplement une bonne pratique. Considérés par certains comme un fléau des temps modernes, le courrier électronique est non seulement énergivore en ce qui concerne votre attention, mais également pour l’environnement.

Oui, envoyer un message a un coût énergétique surprenant, tout comme son stockage ! Heureusement, plusieurs solutions permettent d’optimiser sa boîte de courriel professionnelle (et personnelle) sans trop de mal. Que vous soyez submergé, déconcentré ou simplement inquiet de la sécurité de votre compte, voici 5 trucs pour y voir plus clair.

« Je reçois trop de courriels »

Vous n’êtes pas seul ! La majorité d’entre nous passe 28 % (McKinsey Global Institute) de la semaine à y répondre. De nombreuses entreprises priorisent la communication par courriel, et lorsqu’on doit travailler de la maison, c’est encore pire. Si cela semble inévitable, il existe quelques astuces pour diminuer la quantité de courriels reçus.

1. L’utilisation d’outils appropriés

Pour se donner la chance de réussir, il faut mettre en place des outils qui diminuent la fréquence des courriels. Par exemple, pensez à utiliser des applications de conversation pour éviter les aller-retour inutiles. Si Google offre Hangout, on peut également se tourner vers Teams ou Slack, qui facilitent les échanges entre collègues. Il en va de même pour le partage de documents. En choisissant une application de type infonuagique, vous laissez tomber les courriels et vous simplifiez l’accès de votre équipe à l’information. Terminé l’époque des pièces jointes à n’en plus finir ! 

Vous devez planifier une réunion ? Ne générez pas plusieurs mails pour déterminer une plage horaire. Utilisez plutôt les calendriers en ligne pour voir l’emploi du temps de vos collègues et réserver directement un moment dans leur journée.

2. Planifier la destruction des courriels

Si vous n’avez pas pris l’habitude de supprimer les courriels datant de plusieurs années, ne vous inquiétez pas. Certains outils le font à votre place ! Vous pouvez ainsi planifier la destruction automatique des courriels dont la valeur diminue avec le temps.

« Mes courriels me déconcentrent »

Une bonne gestion de vos courriels peut aussi vous aider avec la concentration. Après tout, il n’y a rien de plus frustrant que de se faire déranger par les notifications.

3. Diminuer les interruptions 

 En plus de désactiver les alertes pour ne pas être dérangé, planifiez trois plages horaires au courant de la journée pour regarder vos courriels en paix. Vous pouvez même ajouter ces heures auxquelles vous consulter vos messages à votre signature de courriel. Ainsi, vos collègues et vos clients sauront à quoi s’attendre et cela évitera les malentendus. 

« J’ai beaucoup d’informations stratégiques dans ma boîte de courriel. Comment optimiser la sécurité ? »

Pièce jointe avec du contenu juridique, documents importants, informations stratégiques ; ne laissez plus dormir ces mails dans votre boîte de courriel !

4. L’utilisation d’une plateforme sécurisée

Une boîte de courriels truffée d’informations sensibles est toujours à risque. Plutôt que de garder ce contenu stratégique pour vous, mieux vaut le placer sur une plateforme sécurisée. Cela permettra une meilleure accessibilité au reste de l’entreprise tout en vous évitant de fouiller vos courriels en panique pendant des heures. C’est également plus sécuritaire pour l’entièreté de l’organisation !

5. L’authentification à deux facteurs

 Si votre compagnie n’offre pas de boîte de courriel sécurisée, vous pouvez améliorer la protection de votre Gmail ou Outlook en activant l’authentification à deux facteurs. Cette option ajoute l’envoi d’un code par texto au traditionnel mot de passe lors de la connexion à votre compte.

La formation Chuck & Co

Envie d’en apprendre plus ? Chuck & Co lance une nouvelle formation sur les bonnes pratiques de gestion de courriels. Vous y trouverez des astuces pour maîtriser la gestion documentaire, entre autres comment déterminer la valeur stratégique d’un courriel, comment le classer efficacement et comment l’indexer. L’optimisation du cycle de vie du document n’aura plus de secret pour vous. 

Pour vous inscrire, c’est par ici.