OPTIMISER LA RECHERCHE DANS SHAREPOINT

Vous souhaitez améliorer l’efficacité de la recherche dans Microsoft 365, en particulier dans SharePoint? Voici des outils pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités de recherche offertes par cette plateforme. 

Comprendre les enjeux de la recherche d’information

La recherche d’information dans une organisation est souvent confrontée à plusieurs défis. Parmi les principaux enjeux, on retrouve la disponibilité de l’information, la qualité et la fiabilité des données, la conformité réglementaire, la performance des processus et les coûts de production. Il est essentiel de trouver la bonne information pour la bonne personne au bon moment, ce qui peut également influencer le plaisir au travail. 

Les niveaux de recherche dans Microsoft 365 

Microsoft 365 propose une recherche contextuelle, c’est-à-dire que les résultats de recherche dépendent de l’endroit où l’utilisateur se trouve dans l’environnement. Il existe quatre grandes boîtes de recherche dans Microsoft 365 : 

• Bibliothèque de documents : les résultats de recherche concernent uniquement la bibliothèque de documents dans laquelle l’utilisateur est positionné. 
• Page d’accueil d’un site SharePoint : la recherche s’effectue dans l’ensemble du site, y compris toutes les bibliothèques de documents. 
• Page d’accueil de SharePoint : la recherche couvre l’ensemble de la plateforme SharePoint. 
• Page d’accueil de Microsoft 365 : la recherche s’étend à l’ensemble de l’environnement Microsoft 365. 

Il est important de noter que les résultats de recherche sont toujours fonction des accès et des autorisations accordées à l’utilisateur. 

La recherche dans Teams 

La recherche dans Teams s’est grandement améliorée au fil du temps. La boîte de recherche dans Teams permet de rechercher des messages, des personnes et des fichiers, avec des filtres supplémentaires pour affiner les résultats. Les utilisateurs peuvent filtrer les résultats par équipe, type de fichier, personne ayant modifié le fichier en dernier et date. Cette fonctionnalité s’apparente à une recherche avancée et peut être très utile pour les utilisateurs qui travaillent principalement dans Teams. 

Utiliser le langage de requête KQL 

Le langage de requête KQL (keyword query language) est utilisé pour affiner les recherches dans Microsoft 365. Il fonctionne avec des mots-clés et utilise un modèle standard de propriété, opérateur et valeur. Par exemple, pour rechercher un document par son auteur, on peut utiliser la propriété author, suivie de l’opérateur et de la valeur recherchée. Il est également possible de filtrer les résultats par type de fichier, extension, poids du fichier, et autres propriétés. 

Conseils pratiques pour une recherche efficace 

• Utiliser les boîtes de recherche appropriées : choisissez la boîte de recherche qui correspond le mieux à vos besoins. par exemple, utilisez la boîte de recherche de la bibliothèque de documents pour des recherches spécifiques, et celle de la page d’accueil de Microsoft 365 pour des recherches plus larges. 
• Former les utilisateurs : assurez-vous que les utilisateurs sont bien formés sur les différentes fonctionnalités de recherche disponibles dans Microsoft 365 et Teams. 
• Exploiter les filtres : utilisez les filtres disponibles pour affiner vos recherches et obtenir des résultats plus pertinents. 
• Comprendre le langage KQL : familiarisez-vous avec le langage de requête KQL pour effectuer des recherches plus précises et efficaces. 

Quelles sont les avantages de la recherche contextuelle?

La recherche contextuelle permet d’obtenir des résultats de recherche plus pertinents en fonction de l’emplacement de l’utilisateur dans l’environnement SharePoint. Par exemple, une recherche effectuée dans une bibliothèque de documents spécifique retournera des résultats limités à cette bibliothèque, ce qui permet de trouver plus rapidement les informations pertinentes. 

La recherche contextuelle dans SharePoint offre plusieurs avantages significatifs qui peuvent améliorer l’efficacité et la productivité des utilisateurs. Voici quelques-uns des principaux avantages : 

Pertinence des résultats 

La recherche contextuelle permet d’obtenir des résultats de recherche plus pertinents en fonction de l’emplacement de l’utilisateur dans l’environnement SharePoint. Par exemple, une recherche effectuée dans une bibliothèque de documents spécifique retournera des résultats limités à cette bibliothèque, ce qui permet de trouver plus rapidement les informations pertinentes. 

Gain de temps 

En limitant les résultats de recherche au contexte actuel, les utilisateurs peuvent trouver les informations dont ils ont besoin plus rapidement, sans être submergés par des résultats non pertinents provenant d’autres parties de l’environnement SharePoint. 

Amélioration de l’expérience utilisateur 

La recherche contextuelle améliore l’expérience utilisateur en rendant la recherche plus intuitive et en réduisant la frustration liée à la recherche d’informations. Les utilisateurs peuvent naviguer plus facilement et trouver les informations pertinentes sans avoir à effectuer des recherches complexes. 

Productivité accrue 

En permettant aux utilisateurs de trouver rapidement les informations pertinentes, la recherche contextuelle contribue à augmenter la productivité. Les utilisateurs passent moins de temps à chercher des informations et peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches principales. 

Réduction des coûts 

En améliorant l’efficacité de la recherche d’informations, la recherche contextuelle peut également contribuer à réduire les coûts associés à la perte de temps et à la duplication des efforts. Les utilisateurs peuvent accéder plus rapidement aux informations dont ils ont besoin, ce qui réduit les interruptions et les retards dans les processus de travail. 

Personnalisation des résultats 

La recherche contextuelle permet de personnaliser les résultats en fonction des besoins spécifiques des utilisateurs. Par exemple, les résultats de recherche peuvent être filtrés en fonction des autorisations et des accès de l’utilisateur, garantissant ainsi que seules les informations pertinentes et accessibles sont affichées. 

Conclusion

En résumé, la recherche contextuelle dans SharePoint offre une multitude d’avantages qui peuvent améliorer l’efficacité, la productivité et l’expérience utilisateur. En exploitant pleinement ces fonctionnalités, les organisations peuvent optimiser la gestion de l’information et faciliter l’accès aux données essentielles pour leurs utilisateurs. 

En adoptant la recherche contextuelle dans SharePoint, les organisations non seulement rationalisent et simplifient l’accès à l’information, mais elles favorisent également un environnement de travail plus efficace et harmonieux. Ainsi, l’investissement dans cette technologie se traduit par une amélioration tangible de la performance organisationnelle et de la satisfaction des utilisateurs. 

Note

Le contenu de ce blogue provient du webinaire sur la recherche SharePoint produit initialement par Dominic Larochelle. La transcription de son contenu, grâce à Microsoft Copilot, nous a permis de synthétiser les grandes idées et de bonifier cet article de blogue.