10 règles d'or pour gérer la rétention de l'information dans Purview

La gestion efficace des données est devenue un enjeu stratégique pour les organisations modernes, et Microsoft Purview s’est imposé comme une solution de choix pour y parvenir. Au cœur de cette gestion se trouve la politique de rétention des données, élément crucial qui détermine combien de temps les informations doivent être conservées et quand elles doivent être supprimées.

Une stratégie de rétention bien pensée permet non seulement de respecter les obligations légales et réglementaires, mais aussi d’optimiser l’utilisation des ressources informatiques et de minimiser les risques liés à la conservation excessive de données.

Voici 10 règles d’or qui vous permettront de maîtriser la rétention de l’information dans Purview.

Règle n°1 : Comprendre les fondamentaux

La rétention de l’information dans Purview définit quelles données doivent être conservées, pour quelle durée, et ce qui doit advenir d’elles au terme de cette période. Contrairement à une idée reçue, la rétention ne consiste pas simplement à supprimer des données, mais à les gérer intelligemment tout au long de leur cycle de vie.

Il est essentiel de distinguer la rétention de la conservation légale (legal hold).

Alors que la politique de rétention s’applique à l’ensemble des données selon un calendrier de conservation prédéfini, la conservation légale est une mesure exceptionnelle qui suspend temporairement la suppression de certaines données, généralement dans le cadre d’un litige ou d’une enquête.

Comprendre cette nuance permet d’éviter des erreurs potentiellement coûteuses dans votre stratégie de gouvernance.

Règle n°2 : Établir une classification des données cohérente

Pour appliquer efficacement des stratégies de rétention, vous devez d’abord savoir quelles données vous possédez et quelle est leur importance.

Purview offre des outils puissants de classification et d’étiquetage qui vous permettent d’organiser vos données selon leur sensibilité, leur valeur opérationnelle et leurs exigences réglementaires.

Développez une taxonomie claire et cohérente qui reflète les besoins spécifiques de votre organisation. Utilisez ensuite les étiquettes pour marquer automatiquement les données au moment de leur création ou de leur modification.

Cette approche garantit que chaque élément sera soumis à la politique de rétention appropriée sans nécessiter d’intervention manuelle constante.

Règle n°3 : Adapter les durées de rétention selon le type de données

Toutes les données ne sont pas égales en termes de valeur et d’exigences de conservation.

Les informations comptables, par exemple, peuvent nécessiter une conservation de 7 ans, tandis que les procès-verbaux de vos conseils d’administration seront à conservation permanente.

Étudiez attentivement les réglementations qui s’appliquent à votre secteur d’activité et à votre région géographique. La loi 25 au Québec, le RGPD en Europe ou des réglementations sectorielles imposent des contraintes spécifiques qu’il faut intégrer dans votre stratégie.

Cherchez toujours l’équilibre optimal entre la nécessité de conserver certaines données et l’impératif de supprimer celles qui ne sont plus utiles ou qui présentent un risque potentiel.

Règle n°4 : Implémenter une stratégie de conservation par défaut

Pour éviter que des données ne tombent dans les failles de votre système, configurez une politique de rétention par défaut qui s’appliquera à toutes les informations n’ayant pas reçu d’étiquette spécifique.

Cette approche garantit qu’aucune donnée ne soit conservée indéfiniment par simple oubli. Documentez soigneusement les exceptions à cette politique et assurez-vous qu’elles soient justifiées par des besoins opérationnels ou réglementaires réels.

La simplicité et la cohérence sont vos meilleures alliées pour une gestion efficace de la rétention à long terme.

Règle n°5 : Configurer des déclencheurs d’événements pertinents

Les étiquettes de rétention les plus sophistiquées ne reposent pas uniquement sur des délais fixes, mais s’adaptent aux événements significatifs du cycle de vie des données. Purview vous permet de définir des déclencheurs basés sur diverses actions : dernière modification d’un document, départ d’un employé, clôture d’un projet, date d’expiration d’un contrat.

Ces déclencheurs dynamiques rendent vos stratégies de rétention plus intelligentes et mieux alignées avec la réalité opérationnelle de votre organisation. Ils vous permettent de réduire le volume de données conservées inutilement, puisque la suppression est déclenchée par la fin effective de l’utilité d’une information, et non par un délai arbitraire.

Règle n°6 : Mettre en place une gouvernance des exceptions

Même la stratégie de rétention la mieux conçue nécessitera occasionnellement des exceptions. Un projet particulièrement sensible, une exigence réglementaire inattendue ou un litige en cours peuvent justifier une modification temporaire des règles établies.

Créez un processus formel pour gérer ces exceptions, incluant un circuit d’approbation impliquant les départements juridique, informatique et métier concernés. Documentez chaque décision, en précisant sa justification et sa durée prévue. Cette traçabilité est essentielle pour démontrer votre diligence en cas d’audit ou de litige.

Règle n°7 : Automatiser l’application des étiquettes de rétention

L’une des forces de Purview réside dans sa capacité à automatiser l’application des étiquettes de rétention à grande échelle. Exploitez les flux de travail intégrés et au besoin ajoutez des flux Power Automate et les scripts PowerShell pour réduire la charge administrative et minimiser les erreurs humaines.

Intégrez ces automatisation là où elles sont utiles (SharePoint, Exchange ou Teams) pour garantir une application cohérente des étiquettes de rétention à travers tous vos environnements de collaboration. Cette approche unifiée simplifie considérablement la gestion quotidienne et renforce l’efficacité globale de votre stratégie.

Règle n°8 : Surveiller et auditer l’efficacité de vos stratégies

Une étiquette de rétention n’est efficace que si elle est effectivement appliquée. Utilisez les tableaux de bord et rapports de Purview pour surveiller l’application de vos règles et identifier d’éventuelles anomalies.

Définissez des indicateurs de performance qui vous permettront d’évaluer l’efficacité de votre stratégie : taux de conformité, volume de données conservées, nombre d’exceptions accordées, etc. Ces métriques vous fourniront des informations précieuses pour ajuster et améliorer continuellement votre approche.

Règle n°9 : Former les utilisateurs aux bonnes pratiques

La meilleure technologie ne peut compenser un manque de sensibilisation des utilisateurs. Organisez régulièrement des sessions de formation pour expliquer l’importance de la rétention des données et le rôle que chacun joue dans ce processus.

Responsabilisez les propriétaires de données en leur donnant une visibilité claire sur les politiques qui s’appliquent à leurs informations et sur les conséquences potentielles d’un non-respect de ces règles.

Une culture organisationnelle qui valorise la gestion responsable des données est votre meilleur atout pour une conformité durable.

Règle n°10 : Réviser et adapter régulièrement votre stratégie

Le paysage réglementaire et technologique évolue constamment, et votre stratégie de rétention doit évoluer en conséquence. Prévoyez une révision complète de vos politiques au moins une fois par an, ainsi que des ajustements ponctuels en réponse à des changements significatifs dans votre environnement.

Maintenez une veille active sur les évolutions réglementaires et les nouvelles fonctionnalités de Purview. Ça vous permettra d’anticiper les changements nécessaires et d’éviter les situations d’urgence liées à une non-conformité soudaine.

Une gestion efficace de la rétention de l’information dans Purview représente bien plus qu’une simple obligation réglementaire, c’est un levier stratégique qui peut améliorer significativement la gouvernance globale de vos données.

En appliquant ces dix règles d’or, vous pourrez non seulement réduire vos risques juridiques et réglementaires, mais aussi optimiser vos ressources et renforcer la confiance de vos parties prenantes.

La prochaine étape consiste à évaluer votre situation actuelle à l’aune de ces principes et à élaborer une feuille de route pour combler les lacunes identifiées.

Rappelez-vous : la gestion de la rétention de l’information dans Purview est un travail continu, non votre destination finale. Avec la bonne approche et les bons outils, ce voyage peut transformer un défi réglementaire en un véritable avantage compétitif.

Pour aller plus loin :

• Webinaire gratuit : Simplifiez la gouvernance de l’information avec Microsoft Purview
• Formation : Microsoft 365 : Gestion de l’information avec Microsoft Purview