Êtes-vous AI Ready? Comment préparer vos données pour enfin passer à l’IA

On parle beaucoup de l’IA comme d’un levier de productivité et d’innovation. Mais il y a une vérité qu’on oublie souvent : aucune IA n’est intelligente dans un environnement désorganisé. L’IA apprend de vos données. Si vos sites SharePoint sont encombrés, vos accès mal contrôlés et vos documents obsolètes non détruits, elle risque de reproduire, voire amplifier, le désordre. 

C’est de là, la question : « êtes-vous AI ready? »

Pas certain?

Voici quelques propositions pour vous préparer à la venue des nouvelles technologies qui pourraient révolutionner votre efficacité.

Faire le ménage de vos données : la base de toute gouvernance

• Réduire les redondances (fichiers en double, versions multiples, documents inutiles)
• Identifier les contenus à valeur stratégique pour l’organisation
• Alléger la charge de stockage et les coûts liés à la gestion des données
• Préparer le terrain pour une classification plus fine avec l’aide de Purview ou SharePoint

C’est comme vider un garage avant d’y installer un atelier : il faut savoir ce qu’on garde et ce qu’on élimine et peut-être identifier ce qui nous manque pour augmenter son RAG*.

*RAG – Retrical-Augmented Generation

Gérer les accès : protéger et responsabiliser

Les outils d’IA vont permettre de rechercher, résumer et relier de l’information plus vite que jamais. Mais cela pose une question cruciale : qui peut voir quoi ?

Un ménage sans contrôle des accès, c’est comme ranger votre maison, mais laisser toutes les portes ouvertes.

• Mettez en place une matrice d’accès claire (propriétaires, membres, visiteurs)
• Revoyez les groupes Microsoft 365 et les liens de partage externes dans votre gouvernance
• Documentez les zones de contenu sensible (finances, RH, juridique, etc.)
• Assurez-vous que les métadonnées et étiquettes de confidentialité sont appliquées correctement

En agissant ainsi, vous évitez les fuites d’information tout en favorisant un environnement de travail transparent et bien structuré.

Gérer la destruction : un geste de maturité

La destruction contrôlée est souvent négligée, mais elle est essentielle pour garantir une gouvernance saine.

Supprimer ce qui n’a plus de valeur permet :

• D’éviter les risques légaux liés à la conservation excessive
• De réduire la charge cognitive et la complexité de recherche
• D’assurer que l’IA s’entraîne sur des données fiables et pertinentes

Dans Microsoft Purview, cela se traduit par des règles de conservation et des stratégies de destruction automatique, qui s’appliquent selon la nature et la durée de vie du document.

Pourquoi tout cela prépare votre succès avec l’IA

L’IA ne crée pas la gouvernance, elle l’exige.

Pour qu’un assistant comme Microsoft 365 Copilot soit efficace, il doit accéder à un environnement où :

• Les données sont structurées, classifiées et à jour
• Les accès sont sécurisés et pertinents
• Les contenus obsolètes ont été éliminés ou archivés correctement

En d’autres mots : l’IA performe à la hauteur de la qualité de vos données.

Passez à l’action !

Faire le ménage, gérer les accès et appliquer des règles de destruction, vous aidera à être AI Ready et à :

• Gagner en efficacité et en clarté
• Réduire les risques de fuite ou de non-conformité
• Accélérer le déploiement des outils IA en toute confiance

Chez CHUCK&CO., on aide les organisations à structurer leurs environnements Microsoft 365 pour que la gouvernance, la sécurité et l’innovation avancent main dans la main. Prenez rendez-vous avec moi pour parler de vos projets d’implntation M365.