Spécialiste en gestion documentaire
Contribuez à la modernisation des pratiques de gestion documentaire en accompagnant les équipes dans la structuration, la migration et l’adoption d’environnements SharePoint performants, sécuritaires et durables.
Montréal / hybride
Permanent / Temps plein
Dès que possible
Pourquoi ce rôle existe
La personne retenue jouera un rôle clé dans l’analyse des environnements existants, la conception de structures documentaires adaptées, la coordination des migrations, l’accompagnement des utilisateurs et la formalisation des nouvelles pratiques de gestion de l’information.
Elle devra travailler en étroite collaboration avec les équipes concernées afin d’assurer une transition fluide vers un environnement SharePoint commun, performant, sécuritaire et conforme aux bonnes pratiques de gouvernance informationnelle.
Résumé du poste
Spécialiste en gestion documentaire
Rémunération
Compétitive, selon expérience
Type
Permanent / Temps plein
Localisation
Montréal / hybride
Début
Dès que possible
Ce que vous allez accomplir
Analyser les environnements existants (lecteurs physiques, Teams ou Sharepoint existant), incluant les méthodes de classement, les structures de dossiers, les volumes documentaires et les niveaux de sécurité propres à chaque équipe
Évaluer les besoins de chaque équipe afin de proposer une structure SharePoint adaptée, cohérente et conforme aux bonnes pratiques de gouvernance informationnelle
Planifier et coordonner la migration des contenus avec les équipes, incluant la préparation des documents, le nettoyage et la définition des métadonnées nécessaires
Participer à la configuration des espaces SharePoint en fonction des exigences établies avec les équipes
Contribuer à la conception et à la rédaction de procédures, guides et capsules d’autoformation avec l’équipe de gestion du changement
Accompagner l’équipe spécialiste migration sharepoint à effectuer la migration des documents en assurant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des contenus transférés
Contribuer à la gestion du changement en offrant un accompagnement ciblé aux équipes et en documentant les nouvelles pratiques de gestion documentaire
Concevoir et documenter les structures d’information, les règles de gouvernance documentaire, les guides et modes d’emploi pour les utilisateurs
Profil recherché
Baccalauréat pertinent, complété par un certificat en archivistique ou en gestion de l’information, ou une maîtrise en sciences de l’information
Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire
Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente en gestion documentaire sera considérée
Pouvoir mettre en œuvre des solutions de gestion documentaire, incluant le paramétrage, le déploiement et l'accompagnement des utilisateurs
Exécuter des mandats de migration et de soutien d’équipes vers des environnements collaboratifs, incluant la planification, la réalisation, le suivi et les ajustements opérationnels
Maîtriser Microsoft 365, notamment Teams et SharePoint, incluant la configuration, la gestion des accès et l'organisation de l'information
Expérience dans l’élaboration, l’implantation ou la mise à jour de calendriers de conservation
Bonne connaissance des lois, normes et bonnes pratiques applicables à la gestion documentaire au Québec
Esprit analytique orienté vers la résolution de problèmes concrets
Capacité à intervenir rapidement et efficacement auprès des équipes
Excellentes habiletés de communication, notamment en formation, vulgarisation et accompagnement du changement
Conditions du poste
Type d'emploi
Poste permanent / Temps plein
Rémunération
Compétitive, selon expérience
Localisation
Montréal / hybride
Horaire
Flexible
Santé et bien-être
Assurances et budget santé
Début
Dès que possible
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