Les défis de la gestion efficace des documents avec Office 365

Par Dominic Larochelle

Un mythe persiste dans les milieux archivistiques : Office 365 ne fait pas de gestion documentaire!

Il serait plus juste de dire que pour un archiviste qui recherche une expérience de gestion documentaire « classique », Office 365 s’avère effectivement décevant.

Cependant, quiconque accepte de penser un peu « Out of The Box  » et d’élargir les horizons de la gestion documentaire verra dans Office 365 une solution intéressante et tout à fait fonctionnelle pour la gestion de l’actif informationnel d’une organisation.

Office 365, c’est quoi exactement?

Office 365 se présente comme plateforme infonuagique intégrée au navigateur Web. Celle-ci regroupe un ensemble d’applications et de services en ligne essentiels aux activités quotidiennes d’une organisation :

  • La suite bureautique de Microsoft avec ses applications classiques
  • Des outils de collaboration et de partage d’informations qui restent inégalés pour une organisation évoluant dans l’environnement Windows et utilisant la suite bureautique de Microsoft
  • Des applications de gestion administrative (processus d’affaires, intelligence d’affaires, ERP, gestion des réservations)
  • Des applications spécifiquement conçues pour la gestion de contenu, en particulier SharePoint Online. Celles-ci permettent de créer des sites Web pour stocker, organiser, partager et consulter de l’information structurée et non structurée de façon sécurisée.

Office 365 offre également un ensemble complet de fonctionnalités de gestion documentaire :

  • Gestion de contenu. Des emplacements dans le nuage accessibles par SharePoint, OneDrive et d’autres applications permettent de stocker des documents de différents formats. De même, quantité d’applications offrent des fonctionnalités de gestion d’informations non structurées.
  • Collaboration. Différentes applications et fonctionnalités (flux de travail, partage de documents, édition simultanée, clavardage, réunions en ligne) respectant un principe fondamental : le document reste toujours au même endroit. On partage son URL de multiples façons et selon les paramètres d’accès spécifiés.
  • Classification et métadonnées. Office 365 est conçu sur le principe de la classification à facettes. Ce sont les métadonnées appliquées aux documents qui classent ceux-ci selon les besoins exprimés par l’utilisateur. Dans ce contexte, le code de classification devient aussi une métadonnée.
  • Gestion du cycle de vie des documents. Un système d’étiquettes permet d’appliquer des règles de conservation aux documents selon différents paramètres offrant un degré d’automatisation relativement élevé. Il est donc possible de déclasser un document et de le conserver pendant une période déterminée avant de l’archiver définitivement ou de le supprimer après validation.
  • Sécurité et confidentialité. Les groupes Office 365 permettent une gestion serrée des accès aux documents ainsi que des niveaux d’autorisation. Les étiquettes permettent également de protéger les documents des accès indésirables, de leurs modifications ou d’une suppression non voulue.

De nouveaux défis à relever

Malgré tout, force est de constater que la philosophie de gestion de contenu proposée par Microsoft s’écarte sensiblement de l’approche archivistique classique qu’on enseigne encore aujourd’hui. L’adoption d’Office 365 pour la gestion électronique des documents (GED) pose donc certains défis aux professionnels de l’information :

  • Intégrer le partage et la collaboration dans la gestion documentaire. L’avenir (c’est-à-dire maintenant !) est à la connectivité, à la collaboration, au partage et à l’automatisation des processus d’affaires. Faire de la GED efficace nécessite obligatoirement de tenir compte de cette réalité. Dans l’environnement Windows, aucune solution sur le marché actuellement n’est aussi efficace qu’Office 365 à ce niveau.
  • Opérer un changement de « paradigme documentaire ». En adoptant Office 365, il faut accepter de passer d’une logique documentaire centrée sur le plan de classification et le document à une logique axée sur les équipes et les processus de travail. Dans ce paradigme, les équipes de travail forment de petits microcosmes (sans être des silos !) à l’intérieur desquels la gestion documentaire est assurée.
  • Adopter une vision horizontale de la classification. La classification des documents dans Office 365 ne se présente pas sous une forme hiérarchique. On privilégie plutôt une structure où chaque unité administrative possède son environnement de travail infonuagique dans lequel il dépose son actif informationnel. Tous les environnements sont au même niveau hiérarchique. Ce sont les liens tissés entre ceux-ci qui vont moduler la structure organique du système en réseau.
  • Éliminer tranquillement le papier. Office 365 est un peu allergique (…OK, très allergique !) au papier. Ne pensez pas l’utiliser pour y faire une gestion des documents physiques, à moins d’y introduire un logiciel tiers (third party). Certains diront qu’il s’agit là d’un avantage. Ce qui est sûr, c’est que la dématérialisation des documents facilite la collaboration et le partage, ainsi que l’automatisation des processus de travail, entre autres le déclassement des documents.

Par où commencer?

Avec l’adoption d’Office 365, la gestion documentaire ne peut s’enclaver dans la pratique archivistique traditionnelle centrée sur le document, le plan de classification et le calendrier de conservation. Elle doit nécessairement s’accomplir dans un contexte plus large

  • de gestion des équipes de travail qui produisent et reçoivent les documents
  • de processus d’affaires qui mettent ces documents en mouvement
  • de réseaux complexes de communications modulant les échanges, les collaborations et les partages.

Si on accepte de tenir compte de ces paramètres, Office 365 peut devenir un très bon outil de gestion de tout l’actif informationnel d’une organisation. 

Par contre, un message d’intérêt public : si considérez un projet Office 365 uniquement comme un projet de gestion documentaire (ou uniquement comme projet informatique by the way) il y a de fortes chances que ça ne marche tout simplement pas.

Voici d’ailleurs un article qui brasse un peu la cage aux gens de TI qui souhaitent exécuter un projet Office 365 uniquement comme un projet informatique :  https://regarding365.com/office-365-as-an-it-only-project-what-could-possibly-go-wrong-d26b77df7e35 

Prochains événements

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Influence et négociation : Une approche gagnante pour mieux gérer le changement

  • 5 novembre | Montréal