Automatiser vos processus administratifs

Par Valérie Auclair

Automatiser! Un verbe bien à la mode, et avec raison. Ne rien automatiser équivaut à maintenir votre organisation à l’âge de pierre. Pourtant, plusieurs organisations résistent soit par manque de connaissances techniques, soit par manque de temps (et pourtant!), soit par crainte de perdre une partie de leur âme. 

Avec l’idée d’automatisation viennent souvent des images de machinerie industrielle, de drones livreurs, de voitures sans conducteur… Bref, d’un monde mécanisé, sans chaleur humaine ni nuance. On n’est pas loin de Charlie Chaplin coincé dans les immenses engrenages du film Les temps modernes! 

En réalité, l’automatisation de processus administratifs vise à faciliter votre quotidien. Elle augmente votre efficacité en accélérant le traitement et en diminuant les risques d’erreurs liés aux manipulations manuelles. 

Surtout, l’automatisation libère vos équipes, tant dans leur horaire que leur charge mentale. Elles peuvent se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée. 

Loin de perdre son âme, votre organisation aura plus d’espace pour la créativité et l’innovation! 

Vous n’avez pas à viser une automatisation complète et exhaustive pour profiter de ses avantages. Si vous utilisez Microsoft 365, vous avez accès à Power Automate, qui peut prendre en charge plusieurs opérations en apparence anodines, mais qui accaparent vos ressources de façon significative. 

Validation, approbation et signature 

L’un des aspects les plus chronophages et énergivores des processus de validation et approbation, c’est la transmission manuelle d’information. Power Automate peut diriger vos flux selon différents paramètres : étape d’un processus, statut d’un document, prix d’une soumission, etc. 

Grâce à ce genre de flux, plus besoin de suivre les courriels et les versions de documents! Un document à signer ne se multiplie plus dans les échanges : il reste un exemplaire unique. Les différents signataires reçoivent des notifications comportant un lien vers ce document, où se compilent les signatures. Des notifications de rappel peuvent aussi être programmées pour éviter les délais indus. 

Vous pouvez valider et approuver sans signature. Si vous avez besoin de signatures, sachez que Power Automate est notamment compatible avec Adobe Sign et DocuSign. Cela permet une signature sécurisée et légalement valide.  

Envoi de rappels et notifications 

Finis, les rappels à faire qui accaparent votre cerveau et surchargent votre to-do list! Laissez le système envoyer des courriels ou messages Teams à votre équipe, par exemple pour rappeler une tâche à accomplir. Voici quelques exemples pratiques : 

  • remplir et soumettre les feuilles de temps (rappel récurrent à long terme); 
  • aviser du dépôt de documents dans un site de projet (notification liée à un événement); 
  • informer d’une échéance à venir (notification liée à une date). 

Les possibilités sont nombreuses! Lesquelles déchargeraient le mieux votre routine?  

Collecte de données 

Rien de moins valorisant que de passer des heures à faire du copier-coller de données. Automatisez (et accélérez!) ce type d’opération avec Power Automate. Le flux peut puiser les informations dans différents systèmes et formats : bibliothèque SharePoint, formulaire, fichier Excel, PowerBI, etc. Il les traitera et les convertira dans le format requis. 

Ce procédé évite les erreurs de saisie manuelle et réduit grandement les délais de traitement. Pendant ce temps, votre équipe réalise des tâches plus intéressantes. Elle en est assurément plus heureuse! 

L’automatisation comme moyen de rétention de personnel? Oui, on y croit! 

Déclassement et traitement de documents

Power Automate offre différents déclencheurs et actions en lien avec la conformité. Grâce à ceux-ci et aux métadonnées, vous pouvez automatiser le déclassement de vos documents. Cela s’applique autant à vos documents électroniques enregistrés dans une bibliothèque SharePoint qu’à des documents papier gérés dans une liste.  

Les flux de conformité proposés permettent, par exemple : 

  • d’appliquer automatiquement une étiquette de rétention à partir d’un déclencheur X,  
  • de réaliser une action à partir de la fin d’un délai de conservation lié à une étiquette de rétention. 

Vous pouvez aussi demander à Power Automate de calculer une date de déclassement pour des éléments ciblés. Le moment venu, l’inscription de cette date simplifiera votre traitement archivistique en permettant d’identifier rapidement les éléments à traiter. 

Dans tous les cas, vous avez besoin d’un calendrier de conservation à jour, ainsi que d’étiquettes de rétention dans Purview. 

Déplacement de documents 

Il ne faut pas conserver indéfiniment des documents dont la règle de conservation dicte la destruction. Cela pourrait vous causer des problèmes légaux, en plus de surcharger vos espaces de stockage. 

Par contre, parcourir vos serveurs et sites SharePoint à la recherche des dossiers inactifs n’est pas réaliste. Il vaut mieux automatiser cette opération.  

En plus d’identifier les dossiers, Power Automate peut également les déplacer dans un espace dédié, où ils pourront être détruits. Une révision humaine pourra être effectuée… peut-être suite à un avis envoyé automatiquement par courriel? ? 

Par où commencer? 

Comme vous le constatez, l’automatisation peut s’intégrer dans les opérations administratives les plus banales. Et pourtant, quels gains en temps! Quelle libération de charge mentale! 

Vous voilà convaincu, et prêt à vous lancer. Par où commencer? 

1. Identifier un processus

Pour vous familiariser avec Power Automate et ses paramètres, ciblez un processus simple et bien maîtrisé. Commencez par un processus linéaire ou avec des conditions (oui/non, si…alors) simples, dont vous connaissez bien les étapes, responsables, intrants et extrants. Par la suite, vous pourrez vous attaquer à des processus plus complexes.  

2. Paramétrer le flux

Paramétrez le flux dans Power Automate. Une multitude de modèles sont disponibles, en fonction de la tâche à réaliser et des applications requises. N’hésitez pas à les exploiter! 

3. Tester différents scénarios

Une fois le flux prêt, prévoyez une phase de tests pour vous assurer que le résultat correspond à vos attentes. Incluez des « scénarios négatifs » (mauvaise saisie, fichier corrompu, signataire désigné ayant quitté l’organisation, etc.) pour éviter les mauvaises surprises une fois le flux officialisé. 

4. Officialiser le flux

Vos tests sont concluants, vous êtes prêt à intégrer le flux Power Automate dans votre processus. Avisez les personnes concernées du changement… et profitez bien! 

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