Le bureau sans papier pour booster vos performances !

On a tous déjà entendu parler à un moment donné ou à un autre, du fameux « bureau sans papier »! On se demande tous un peu c’est quoi cette « bibitte-là ».On se dit que ça doit être encore une lubie d’un de nos collègues zélés, l’idéaliste bobo/écolo/environnementaliste#, tsé l’« enverdeur » du bureau!

Le “bureau sans papier”, un idéal écologique et environnemental

Je vous rassure, si le bureau sans papier est effectivement un idéal écologique et environnemental, c’est par contre loin d’être une simple lubie d’un de vos collègues zélés. En fait, le bureau sans papier est un objectif qui vise tant que possible à éliminer le papier des processus de travail de votre entreprise. L’idée étant, en fin de compte, qu’il n’en demeure plus aucune trace dans votre bureau.

« Ish… », me direz-vous, « éliminer le papier n’est pas une mince affaire quand on pense aux quantités astronomiques qu’on peut retrouver dans nos bureaux ». Et ça, « c’est sans compter sur les piliers de l’organisation, qui ont toujours fonctionné ainsi (pourquoi changer alors?) » Je vous répondrais qu’effectivement, c’est quand même un projet d’envergure. Ça implique de gros changements, mais ça en vaut aussi la chandelle. Le passage au sans papier se traduira en de véritables gains de performance pour votre entreprise.

Les implications de bureau sans papier?

Plus précisément, qu’est-ce que ça implique le bureau sans papier? Ça implique qu’il faut dématérialiser les documents papier que vous possédez. Autrement dit, il faut transformer le support analogique qu’est le papier sur lequel est fixée l’information en support numérique. Vos documents passeront dès lors d’un statut matériel à statut virtuel, ou encore électronique. Ce procédé se nomme une « migration » et pour la réaliser vous aurez éventuellement besoin de quelques outils. On parle ici de numériseurs, un processus de numérisation et au moins une solution électronique de gestion. Lorsque ce sera fait, vous pourrez enfin vous débarrasser de la totalité de vos documents papier pour ne conserver que les documents électroniques.

Des gains importants

À titre informatif, pour se donner une petite idée de la consommation du papier au sein d’une entreprise, on peut se figurer qu’une PME—tout ce qu’il y a de plus standard—peut imprimer au cours d’une seule année plus de 100 000 pages. En termes d’arbres coupés, ça fait l’équivalemment de sept gros arbres matures. Imaginez cette quantité multipliée par le nombre de PME, de compagnie, d’organisme ou ministère au Québec, ça commence à faire pas mal. Tout ça, c’est sans compter que l’achat de papier occasionne aussi des frais, frais dont on pourrait bien se passer.

Et si la mobilisation d’arguments de natures écologiques ne vous convainc pas de passer en mode bureau sans papier, essayons des arguments plus… « pragmatiques »! Envisager la suppression du papier vous permettra de réaliser des gains importants.

Booster vos performances

En adoptant le projet d’un bureau sans papier vous pourrez non seulement éviter certains frais (l’achat de papier), mais aussi considérablement booster les performances de votre entreprise—ce qui n’est jamais de trop lorsqu’il est question de songer à votre positionnement stratégique et à vos compétiteurs.

• Améliorer la productivité, pour le traitement, le classement, la recherche, l’accès ou l’archivage de l’information
• Augmenter l’agilité de votre entreprise, en permettant un temps de réponse accru
• Améliorer le service à la clientèle et l’expérience client

En optant pour le bureau sans papier, vous constaterez que vos clients n’auront plus à se déplacer pour vous présenter certains documents. Tout se fera par courriel à l’intérieur de quelques clics. Qui plus est, vous pourrez stocker, consulter, effacer, envoyer l’ensemble de vos documents non seulement à partir d’un poste informatique au bureau, mais aussi, et surtout à partir de n’importe quels appareils mobiles. Repérer un document se fera aussi beaucoup plus rapidement qu’au paravent. La raison étant que vous procéderez via des moteurs de recherches ayant un accès direct aux bases de données sur lesquels sont conservés vos documents électroniques. Les sauvegardes se feront de manière automatique et surtout plus sécuritaire. En somme, vos documents seront disponibles à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit.

Libérer de l’espace

Ah oui, je rajouterais aussi que le bureau sans papier permet de vider vos dépôts d’archives et vos classeurs pour mieux utiliser cet espace. Il vous permet d’éviter aussi que certains documents trainent ou ne soient égarés quelque part sur le bureau de quelqu’un—et Dieu sait que ça arrive souvent!

Quelques recommandations

On le constate tous les jours, les technologies de l’information évoluent à la vitesse « grand V ». Tôt ou tard, le bureau sans papier deviendra la norme bureautique, d’où l’importance de songer à l’adopter éminemment. Vous en verrez rapidement les bénéfices qui se manifesteront entre autres dans les performances de vos entreprises.

Avant de se lancer dans un tel projet, je voudrais vous donner quelques conseils :

• Planifier la migration vers un environnement sans papier. Quand on dit planifier, ça vaut dire passer trois fois plus de temps à planifier qu’à mettre en œuvre le projet
• Toujours avoir l’appui des dirigeants afin de faire adhérer la totalité de votre entreprise au changement. Il ne faut pas perdre de vue que le bureau sans papier, c’est un gros changement qui concerne les pratiques de pas mal tout le monde au sein de votre organisme
• Penser à former une « équipe de champions » pour vous aider à porter votre projet. Ça aide pas mal à convaincre les récalcitrant(e)s, et pourquoi se priver de gens qui font du « PR » à notre place?
• Choisir le bon moment pour commencer un projet de migration vers un bureau sans papier. Tsé, commencer un projet comme celui-ci à la fin de l’année financière ou durant les vacances d’été, ce n’est pas top!
• S’assurer de disposer de tout le nécessaire, de tous les outils pour effectuer la migration convenablement vers un environnement sans papier
• Comme vous allez vous engager dans un processus de changement important, profitez-en dont pour mesurer, évaluer et optimiser l’ensemble vos processus de travail
• Ne pas essayer de tout changer en même temps, y aller progressivement selon les capacités de l’entreprise
• Évaluer les différentes solutions numériques qui s’offrent à vous. Assurez-vous que les systèmes déjà utilisés par votre entreprise soient conformes aux normes de l’industrie : mieux vaut les adapter que de s’en procurer de nouveaux. Ça minimise le changement

Le mot d’la fin

Il est fort probable que la migration vers un bureau sans papier se fasse avec quelques turbulences. C’est dans l’ordre des choses! En considérant les bénéfices qui en résulteront, vous pourrez constater rapidement que cette opération vaut le temps et les efforts qu’elle suppose.