6 astuces pour automatiser vos processus
L’automatisation, c’est quoi ?
L’automatisation est un des piliers fondamentaux de la transformation numérique dans un monde où les entreprises doivent s’adapter constamment aux nouvelles réalités du marché et accélérer leur croissance.
L’automatisation consiste à utiliser les technologies pour réduire la charge de travail des employés en transférant les tâches répétitives, ennuyeuses et sans valeur ajoutée à une machine qui sera de toute façon beaucoup plus efficace pour le faire.
Les employés pourront se concentrer sur des tâches plus stimulantes et qui ont une plus grande valeur pour l’organisation.
Au-delà de l’automatisation par des moyens technologiques, l’expertise des professionnels de l’information (archivistes, bibliothécaires, analystes en gestion de l’information, techniciens en documentation) peut être mise à contribution pour optimiser les processus de travail.
Voici 6 astuces à mettre en pratique :
1. Schématiser les processus.
Il importe de bien documenter les tâches à accomplir par chacun pour chaque processus à optimiser.
Cela permet entre autres d’avoir une connaissance approfondie de l’organisation, d’identifier et d’éliminer les tâches qui n’apportent aucune valeur aux activités.
Il existe sur le marché plusieurs applications permettant de cartographier des flux de travail (workflows) en utilisant un langage normalisé, certaines étant intégrées à des solutions de gestion documentaire ou de gestion de contenu.
2. Éliminer le plus possible l’utilisation du papier.
Imaginez des processus de travail dans lesquels il n’est pas nécessaire d’imprimer les documents.
Utilisez en contrepartie des modes de validation électroniques (signature électronique, notifications, envoi automatique de courriel, voûte documentaire électronique partagée, etc.) qui faciliteront le déroulement des étapes du processus.
3. Doter votre organisation d’un calendrier de conservation.
En plus d’assurer la gestion du cycle de vie des documents, le calendrier de conservation donne plusieurs informations importantes concernant certains processus de travail :
- L’unité administrative responsable du type de document
- L’activité ou le processus dans lequel est impliqué le type de document
- Le caractère essentiel ou confidentiel d’un document
- Les délais de conservation pour chaque type de document
- Le mode de disposition du document à la fin de sa vie utile et légale (conservation permanente ou destruction)
4. Mettre à profit des solutions technologiques de transformation numérique :
- Outils de gestion de la relation client (CRM)
- Progiciels de gestion intégrée (ERP)
- Outils de collaboration et de partage des documents
- Solutions de gestion électronique des documents (GED)
- Outils de signature électronique
- Outils d’automatisation robotisée des processus (RPA)
5. Mettre en place des indicateurs de performance.
Ces indicateurs doivent être clairs et précis pour analyser adéquatement les processus implantés et mesurer de manière concrète l’impact des changements apportés.
6. Former les employés.
Même si les processus sont automatisés, les personnes concernées doivent tout de même être formées, ne serait-ce qu’à l’utilisation des solutions technologiques implantées.
Il n’est jamais superflu de préparer une documentation détaillée des processus comme référence. Une période de rodage est à prévoir, avec des ajustements pour corriger quelques détails.
D’accord, mais pourquoi?
Plusieurs raisons peuvent amener une organisation à revoir ses processus d’affaires.
Pour travailler plus efficacement. Des processus bien définis assurent que la bonne personne travaille avec le bon document ou la bonne information au bon moment.
Pour éviter les erreurs humaines. Plus les processus de travail sont automatisés, plus on réduit les risques d’erreurs dus à de l’inattention, de la malveillance ou un manque de ressources.
Pour gagner du temps. L’automatisation des processus de travail réduit le temps et l’effort consacrés à la saisie des données ainsi qu’à la gestion des équipes, ce qui permet aux employés et aux gestionnaires de se concentrer sur les activités de mission de l’organisation (celles qui ont une valeur ajoutée).
Pour assurer un contrôle-qualité adéquat. Un processus de travail bien défini inclut obligatoirement (généralement par automatisation) une forme ou une autre de validation par une personne en autorité.
N’oubliez jamais que les solutions technologiques ne font pas tout le travail.
ET MAINTENANT?
L’automatisation d’un processus ne peut se faire adéquatement que si celui-ci a d’abord été réfléchi en amont pour répondre au mieux au besoin d’une activité au sein de l’organisation.
De même, la collaboration, tant de la direction que des employés de l’organisation est essentielle à la réussite d’un projet d’optimisation d’un processus.
Les processus de travail impliquent généralement une gestion de documents, souvent des documents officiels : quel document est envoyé à qui, à quel moment et pour quelle raison.
L’apport d’un professionnel de l’information est donc tout indiqué dans un projet de ce type.
Connaître parfaitement l’organisation pour laquelle il travaille, sa structure, sa mission et les processus dans lesquelles sont impliqués les employés fait partie des tâches fondamentales d’un professionnel de l’information.
Il s’agit habituellement de la personne la mieux placée pour optimiser les processus de travail et, à l’aide des professionnels des technologies de l’information, de les automatiser.
N’hésitez pas à les mettre à profit.