6 outils de MICROSOFT 365 pour propulser votre conseil sans papier

L’organisation et la gestion d’un conseil sans papier comportent de nombreux défis : multiplication de copies de documents, envoi à tous les membres, gestion des disponibilités, impression de documents à usage éphémère. D’autant plus que ce processus se répète à chaque rencontre.

La grande question : Comment pouvez-vous être plus efficace ? 

Au sein d’un conseil sans papier, tout est accessible numériquement. Avant, pendant et après chaque réunion, les membres peuvent consulter, modifier et annoter. Bref collaborer sur tous les documents en temps réel. Cela a pour effet d’améliorer la fluidité du processus de réunion et renforcer la communication entre les membres.

Le gros hic : le coût d’investissement d’une solution technologique clé en main peut être élevé. Il existe cependant des options qui sont plus près que vous croyez.

Et pourquoi pas Microsoft 365 ?

La suite Microsoft 365 que vous payez peut-être déjà pour avoir accès à Word, Excel, PowerPoint, etc., a d’autres secrets qui vous aideront à rendre plus efficace votre processus.

Sans oublier que M365 est accessible peu importe que vous utilisiez votre ordinateur, une tablette ou téléphone intelligent. Vos membres auront plusieurs portes d’accès pour retrouver la même information ! Elle sera modifiée en temps réel dans toutes les applications.

Donc, utiliser M365 rend plus efficaces toutes les personnes impliquées

M365 a la particularité d’être hautement configurable et, avec un peu de personnalisation, vous aurez une plateforme adaptée aux besoins de votre organisation.

Voici quelques exemples de besoins que les outils M365 pourront répondre

• Partage du calendrier de rencontres et organisation des réunions ;
• Gestion des droits d’accès aux membres du conseil et des intervenants ;
• Traitement des demandes de sujets par les membres ;
• Gestion des ordres du jour, des comptes-rendus et des documents afférents ;
• Organisation des résolutions ;
• Communications hors rencontres ;
• Approbation et archivage des documents.

Peu importe ce dont votre organisation a besoin, Microsoft 365 possède les outils qui vous permettront de développer une plateforme de conseil sans papier.

Outlook

Outlook est plus qu’une application pour envoyer des courriels. Il contient plusieurs fonctions et applications intégrées utiles pour organiser vos rencontres.

• Calendrier partagé : Partage de l’ensemble des dates de rencontre aux membres et intervenants du comité.
• Notification : Envoi de notifications pour aviser tous les membres automatiquement des changements de dates et d’heures des rencontres.
• Assistant de planification : Fonction pour illustrer graphiquement les disponibilités de chacun des membres, ainsi que la disponibilité de la salle de conférence dans vos bureaux, si nécessaire.
• Sondage de planification FindTime : Fonctionnalité native permettant d’identifier les plages horaires convenables à tous les participants à l’aide de propositions et de votes pour le meilleur créneau.
• Bookings : Application pour prendre rendez-vous avec quelqu’un selon ses plages horaires de disponibilité.
• Groupe de contacts : En créant un groupe contenant tous les courriels des participants, il est efficace d’envoyer un courriel à l’ensemble des membres.
• Modèles de courriels : En créant nos modèles principaux (avis de convocation, rappel, etc.) vous évitez de toujours réécrire le même courriel.

SharePoint

SharePoint permet à votre organisation de partager plusieurs espaces de stockage en ligne, donc parfaits pour y mettre tous les documents de votre conseil sans papier. En donnant accès à SharePoint à chaque participant du comité, ils pourront consulter les fichiers de n’importe où, collaborer en temps réel tout en vous garantissant une gestion documentaire sécurisée.

• Classement et archivage : Vous décidez de l’arborescence des dossiers qui vous sera le plus utile pour classer vos documents. Et, il est possible d’automatiser le déclassement des documents lorsque leur cycle de vie est terminé.
• Collaboration et mise à jour en temps réel : Les membres ont toujours accès aux plus récents fichiers. Plus nécessaire d’imprimer plusieurs versions des documents ni d’envoyer de multiples courriels.
• Modèles de documents : Avoir à porter de main des modèles pour l’ordre du jour et le compte-rendu. Il ne reste que les spécificités de la rencontre à rédiger.
• Métadonnées gérées : Pour la protection de vos données, ajouter des métadonnées de sécurité, telle que l’identification du niveau de confidentialité. Seulement les personnes autorisées y auront accès.
• Signature électronique : Intégration facile d’une solution de signature électronique comme Adobe Sign ou DocuSign pour rendre votre processus d’approbation officiel. Plus besoin d’imprimer une copie pour la signer et la conserver papier. Votre compte-rendu officiel est conçu numériquement de bout à bout.
• Liste SharePoint : Fonctionne comme une mini base de données qui permettent de gérer chaque point de discussion à l’ordre du jour, les membres responsables, le temps alloué, les documents afférents, etc. Vous pourriez par exemple concevoir une liste des résolutions pour plus facilement vous y retrouver en recherchant par sujet ou par date.
  

OneNote

L’application OneNote offre la possibilité de prendre des notes individuelles ou collaboratives avec un classement personnalisé, mais il y a des petites fonctions non connues qui peuvent aider à l’automatisation des notes particulièrement de rencontres.

• Détails de la réunion : Fonction qui fait apparaître en début de page les informations de base (le titre, la date, le lieu, le courriel d’invitation, les invités). Pas besoin de l’écrire manuellement.
• Partage des notes : Les membres prennent des notes simultanément, ce qui accélère grandement le processus de rédaction du compte-rendu.
• Dictaphone : Transcription automatique à l’écrit des minutes des rencontres, ce qui accélère grandement la rédaction de votre compte-rendu.

Teams

Dans notre contexte numérique, les réunions sont la plupart du temps virtuelles. Avec l’application Teams, vous pourrez réellement propulser votre conseil sans papier. Donc, pourquoi ne pas prendre le temps de le configurer pour automatiser le plus possible votre processus de réunions dans cette application.

Centralisation de tous les outils au même endroit

L’équipe Teams pour votre comité inclut tous les responsables et les intervenants. Ils y retrouveront les réunions, documents, listes, planificateur de tâches, notes, etc.

• Fichiers : Par défaut, l’onglet « Fichiers » est automatiquement la bibliothèque SharePoint reliée à cette équipe, la même bibliothèque déjà existante. Donc, toujours dans Teams, il est facile pour tous de consulter et même modifier les documents de chacune des rencontres.
• Notes de rencontre : Ajout bien moins mélangeant pour les moins à l’aise avec l’informatique si tout est visible dans l’onglet « Notes » pour prendre des notes collaboratives dans le bloc-notes OneNote de l’équipe.
• Tâches : Ajout de l’onglet « Tâches » qui permet d’assigner des tâches à des membres basés sur un échéancier de type Kanban.
• Conversations : Communiquer de façon informelle avec les participants grâce au chat (conversation instantanée).
• Calendrier des rencontres : Le calendrier Teams est le même que celui dans votre Outlook. Donc, un accès facile à votre horaire de rencontres. Vos participants peuvent facilement se joindre aux rencontres en cliquant sur les réunions Teams à même ce calendrier.

Power automate

Power automate est l’outil qui automatise les flux de travail dans toutes les applications M365. L’organisation de rencontres étant un processus répétitif, il est d’autant plus intéressant de l’automatiser les tâches répétitives à non valeur ajoutée.

• Envoi de courriels : Les personnes attitrées à une tâche seront systématiquement averties par courriel, par exemple de remettre leurs idées de sujet à inscrire à l’ordre du jour.
• Envoi de notifications diverses : Elles peuvent être pour informer du dépôt de documents, de rappel de tâches, de validation, etc. Pour que les membres se rappellent d’agir pour continuer le processus de rédaction des documents de réunions.
• Gestion des accès automatisée : En fonction des sujets traités vous pourrez automatiser l’octroi des accès selon les intervenants impliqués.
• Processus d’approbation : La personne responsable pourra approuver et signer le compte-rendu pour ensuite sans intervention humaine le document soit rendu public dans la bibliothèque SharePoint accessible par les autres membres.

Purview

Purview est la solution de gouvernance de données unifiée de Microsoft 365. Cela permet d’ajouter une protection supplémentaire à vos données afin de garantir la sécurité de vos documents et d’empêcher leur destruction.

• Niveaux de confidentialité : Identifications ajoutées en métadonnées pour assurer la sécurité des documents sensibles (ex. Public, restreint, confidentiel, très confidentiel).
• Rétention : Application automatique des règles de conservation pour mieux respecter la réglementation en vigueur.
• Suppression des documents de travail : Mettre en place un processus d’approbation de suppression des documents à la fin de leur cycle de vie. Ce qui diminue drastiquement le volume de stockage de données superflues.

Avez-vous vraiment besoin d’une autre solution ?

Au final, vous n’avez peut-être pas besoin d’acheter une nouvelle solution pour votre conseil sans papier. Vous avez probablement déjà en votre possession tous les outils pour réaliser le mettre en place. Avec l’aide de Microsoft 365, vous serez 100 % numérique. L’ensemble du processus est automatisable, de la planification au partage, à la rédaction des documents, jusqu’à l’archivage.

Votre organisation n’en sera que plus efficace, collaborative, et économisera au passage sur l’achat d’une solution coûteuse.