Municipalités du Québec, êtes-vous en règle (DE CONSERVATION)?

Vous travaillez pour une municipalité du Québec? Savez-vous que l’une de vos obligations est de tenir à jour un calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)? Nous démystifions tout cela ici. 

La loi, c’est la loi 

La Loi sur les archives stipule que : 

Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. (ch. A-21.1, art. 7) 

Les municipalités étant des organismes publics, elles sont tenues de respecter cette obligation. 

Qu’est-ce que ça implique, concrètement? 

Un calendrier de conservation en bonne et due forme 

Avant toute chose, précisons qu’en conformité avec la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (ch. C-1.1), le calendrier de conservation couvre sans discrimination les documents papier et électroniques. 

Cela signifie que tous les espaces de stockage et tous les supports sont concernés par les règles de conservation : classeurs physiques, serveurs, boîtes de courriels, etc.  

Les délais doivent correspondre aux exigences de différentes lois et réglementations en vigueur. Bonne nouvelle : vous n’avez pas à faire la recherche vous-même. Différents modèles ont été mis à la disposition des municipalités au fil du temps : 

• 1990 : premier « recueil modèle » proposé. Il est désormais désuet; 
• 2014 : modèle proposé par l’Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ); 
• 2022 : nouveau recueil proposé par BAnQ (tout nouveau tout beau!). 

Le nouveau recueil de BAnQ a été produit en collaboration avec l’ADMQ et est accompagné d’un plan de classification type. Un deux pour un à ne pas manquer! 

Officialiser un calendrier de conservation municipal 

Pour une municipalité, il ne suffit pas de créer et d’utiliser un calendrier de conservation pour respecter les obligations légales. Les deux étapes suivantes sont essentielles. 

1. Le conseil municipal doit déléguer le pouvoir de signature au directeur général (voir le modèle de motion proposé par BAnQ à l’annexe 1). Ce dernier devient responsable du dossier. 
2. Le calendrier doit être soumis à l’approbation de BAnQ (ch. A-21.1, art. 8). Ce processus de soumission est décrit sur le site de BAnQ.  

C’est seulement avec l’approbation de BAnQ que le calendrier est officiellement reconnu et légalement valide. Assurez-vous de réaliser ces deux étapes! 

Pourquoi un calendrier de conservation? 

Plus qu’une obligation légale, un calendrier de conservation est un outil de travail avec des avantages concrets dans votre quotidien. 

• En dictant ce qui doit être conservé à long terme ou détruit, il dépersonnalise le traitement de vos documents. Finies, l’accumulation compulsive d’un tel et la suppression enthousiasme d’une telle! Désormais, vous avez des règles neutres pour protéger les archives de la municipalité sans vous encombrer. 
• Du même coup, il réduit la quantité d’information inutile ainsi que le temps passé (perdu?) par vos employés à faire des recherches. Par année, ce peut être des centaines d’heures récupérées à des fins plus pertinentes! 
• Il protège la mémoire de votre municipalité en gardant des traces importantes de son histoire. 
• Il libère les espaces physiques et numériques en éliminant les doublons et en triant les dossiers à conservation permanente, ce qui représente une économie significative de frais de stockage. 
• Il permet de répondre diligemment aux demandes d’accès à l’information, tel que stipulé dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ch. A-2.1). 
• Il identifie et contribue à protéger les documents essentiels ainsi que les informations confidentielles. 
• Il contribue à la protection des renseignements personnels, notamment en regard aux exigences de la Loi sur l’accès (…). 

En somme, le calendrier de conservation vous permet de travailler plus efficacement, de contrer des désagréments liés au roulement et à la pénurie de personnel, et (on n’est pas sûrs de l’avoir dit) de respecter vos obligations légales. Pourquoi s’en passer? 

Comment appliquer un calendrier de conservation? 

Déployer un calendrier de conservation peut sembler exigeant et fastidieux. Toutefois, grâce aux modèles de l’ADMQ et de BAnQ, l’exercice préparatoire se réalise aisément. 

À noter que le calendrier de conservation fonctionne à merveille avec son allié, le plan de classification. Cet outil archivistique indique comment organiser les documents pour répondre aux obligations légales (notamment liées à la Loi sur l’accès), mais aussi pour collaborer efficacement. C’est pourquoi BAnQ fournit les deux modèles sur sa page.

Une fois la motion de délégation adoptée au conseil municipal et le calendrier approuvé par BAnQ, prévoyez du temps pour appliquer les nouvelles règles dans votre documentation papier et électronique. 

Concrètement, pour procéder au déclassement, passez à travers votre documentation pour identifier quels documents sont à archiver ou à détruire. Le temps requis dépendra de vos ressources humaines, de la masse documentaire (quantité de documents) et de son état.  

Par exemple, si vous appliquez déjà un plan de classification à jour, l’opération sera rondement menée, classe par classe. Sinon, vous pouvez procéder par dossier ou par processus. 

Dans tous les cas, nous pouvons vous aider à évaluer l’effort requis. 

Un outil à utiliser dans la durée 

Un calendrier de conservation s’inscrit dans la durée et doit être utilisé en continu. Ainsi, après le premier grand déclassement, vous entrerez dans la routine. Elle est toute aussi essentielle pour maintenir votre fonds documentaire en bon état. 

Deux approches existent : 

1. Déclasser vos documents au fur et à mesure – ce qui exige une grande discipline au quotidien; 
2. Prévoir un exercice annuel ou bi-annuel – ce qui requiert de dédier une journée à cet effet. 

Voyez ce qui est réaliste selon votre contexte. Mais n’attendez pas « une journée tranquille où on n’aura pas grand-chose à faire ». Selon notre expérience, ce genre de journée n’arrive qu’à la semaine des quatre jeudis (autrement dit, jamais!). On vous suggère donc de bloquer des plages horaires à l’avance dans vos agendas. 

À noter que, dans un système comme Microsoft 365, vous pourrez automatiser une partie du déclassement et ainsi éviter bien des manipulations répétitives. 

Dans tous les cas, un déclassement rigoureux assurera une saine gestion documentaire au sein de votre municipalité, vous permettant de mieux servir les citoyens. Le calendrier de conservation est l’outil tout désigné (et obligatoire) pour procéder avec ordre.

Alors, votre municipalité est-elle en règle?