Ne laissez pas vos documents créer un iceberg
Aucune entreprise ne veut mettre ses projets sur la glace parce qu’elle frappe un iceberg. Surtout si cet iceberg vient de l’interne!
Hiffef Ret*
Depuis le début de la crise de la COVID, les outils de travail collaboratif ont sauvé la situation de bien des organisations. La mise en commun des documents de travail a, dans plusieurs cas, augmenté à la vitesse grand V.
Mais ce n’est pas tout de se sortir la tête de l’eau! Personne ne veut se retrouver avec une mer de documents numériques en désordre pêle-mêle. Si on ne veut pas frapper un iceberg de problèmes et couler comme le Titanic, on doit s’assurer de bien classer ces documents produits et partagés.
Autrement dit, pour que le travail puisse continuer rondement, on doit mettre en place des façons de faire pour faciliter le classement au quotidien.
Heureusement, vous pouvez intégrer quelques habitudes simples pour éviter le naufrage!
TRUCS POUR NAVIGUER SEREINEMENT
À voguer à vive allure dans nos projets, on oublie parfois que classer nos dossiers est tout aussi important que de les réaliser. En mettant de l’ordre au fur et à mesure, on sauve pourtant un temps précieux. Sans oublier qu’on évite d’alourdir le bateau inutilement!
Voici quelques trucs à appliquer pour garder le cap sur une saine gestion des documents.
CHAQUE JOUR, EN CONTINU:
- Nommer de manière simple et claire les documents et dossiers créés ou reçus dans la journée en appliquant les normes et procédures internes de notre organisation.
- Détruire les documents non pertinents.
CHAQUE JOUR, PRENDRE 5 MINUTES POUR:
- Classer les documents dans les dossiers appropriés, que ce soit le logiciel de GED ou sur les espaces communs ou personnels.
- Éliminer les doublons de fichiers.
CHAQUE SEMAINE, PRENDRE 15 MINUTES POUR:
- Faire le ménage des courriels, en classant ceux qui contiennent de l’information pertinente et en supprimant les autres.
APRÈS UN PROJET, PRENDRE UN MOMENT POUR:
- Évaluer les dossiers numériques reliés au projet : retirer les brouillons, les notes, les mémos, les versions préliminaires, la documentation de référence et les courriels imprimés.
- S’assurer d’avoir les versions définitives des documents officiels.
Mis ensemble, ces petits gestes peuvent faire une grande différence côté efficacité. Il est beaucoup plus efficace (et agréable!) d’entretenir le bateau au fur et à mesure que de prévoir une journée de corvée… qui finit par ne jamais arriver… au contraire des tempêtes et des icebergs!
Malheureusement, avec le télétravail instauré en urgence, adopter ces habites risque de ne pas suffire si la mer est déjà agitée par un chaos documentaire en croissance.
Mais pas de panique… il y a des solutions!
DOMPTER UNE MER DE DOCUMENTS À CLASSER
Que faire si votre information est désorganisée et multipliée? En bon capitaine de navire, vous cherchez à redresser le cap, à sensibiliser votre équipage et à instaurer une certaine discipline à bord.
Toutefois, il se peut que la gestion documentaire ne soit pas votre expertise première, que vous soyez débordé et que votre équipe ait d’autres mouettes à fouetter (note: s’il vous plaît, ne fouettez pas les mouettes, ni les chats).
Votre entreprise est-elle condamnée à filer en espérant ne pas croiser d’iceberg géant? Non!
Un professionnel de la gestion documentaire peut vous aider à analyser la situation et vos besoins réels, ainsi qu’à élaborer un système de classement approprié. Il peut aussi vous accompagner dans la sensibilisation et la formation de votre équipe.
Ça tombe bien: chez CHUCK&CO se trouvent plusieurs professionnels prêts à monter à bord avec vous!
*Toute ressemblance avec un quelconque Hiffef Ret réel est purement fortuite.