SUBMERGÉ PAR LA PAPERASSE?
Nous gérons vos documents, pour que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment.programmes de gestion documentaire
Nous vous accompagnons pour définir et mettre en oeuvre un programme complet de gestion électronique de documents, pour établir des processus efficaces de création, de révision, de classification, de conservation et de protection des documents.
Les éléments essentiels d’un programme efficace de gestion des documents
CRÉATION ET CLASSIFICATION
Réalisation des opérations techniques pour la réception, le traitement, l’indexation et le classement des documents.
NUMÉRISATION
Conversion des documents papier en format numérique pour faciliter la consultation et réduire vos espaces d’entreposage.
CONTRÔLE QUALITÉ
Contrôle des opérations pour garantir un niveau de qualité qui respectera les normes et les exigences du domaine.
DÉLAIS ET CONFORMITÉ
Application des règles de conservation des documents, tant qu’ils peuvent avoir une valeur légale ou administrative.
DISPOSITION
Identification et préparation des documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation et pouvant être détruits.
ARCHIVAGE
Préparation des documents à valeur historique pour l’entreprise et versement dans la voûte d’archives.
Des bénéfices concrets
Conformité
Un programme efficace permet d’identifier les exigences légales et réglementaires afin que l’organisation puisse concevoir et appliquer les contrôles nécessaires pour garantir le respect de ces exigences.
Efficacité opérationnelle
Une gestion documentaire efficace s’assure d’être en phase avec les stratégies d’affaires pour utiliser les actifs informationnels de manière à réaliser la mission et à optimiser les processus métier.
Réduction des coûts
Une gestion documentaire optimale permet une économie importante en temps dans vos opérations quotidiennes et une récupération de l’espace disponible, réduisant vos coûts d’opération globaux.
Atténuation des risques
Un programme bien développé permet d’atténuer les risques liés à l’information : perte, corruption ou vol de données, perturbation des activités ou encore litiges et poursuites judiciaires.
Protection et sécurité
Notre approche permet de garantir un niveau de protection adéquat selon la nature des documents, qu’ils soient privés, confidentiels, privilégiés, secrets ou essentiels à la continuité des opérations.