Sélectionner une page

6 trucs pour mettre en œuvre votre projet de numérisation

Par Laurence Gagnon-Montreuil

Dans mon dernier billet, j’abordais un projet de numérisation. Je mentionnais notamment qu’en adoptant un projet de bureau sans papier, vous pourriez booster les performances de votre entreprise pour diminuer les coûts augmenter la productivité et l’agilité de votre entreprise.

Dans une optique de réduire le papier, la mise en place d’un programme de numérisation est un incontournable. Voici 6 trucs pour y arriver.

1. Savoir pourquoi on numérise

Plusieurs raisons peuvent justifier un projet de numérisation. Vous devez vous demander si vous allez numériser à des fins de substitution, de conservation ou de diffusion.

Numérisation de substitution

On numérise à des fins de substitution dans le but de réaliser des gains d’espaces. L’idée ici, est qu’une fois numérisés vos documents d’origines, vous pourrez les détruire. Ce qu’il faut comprendre, c’est que depuis son entrée en vigueur en 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI) reconnaît l’équivalence fonctionnelle d’un même document sur des supports différents. Avant de détruire cependant, le transfert doit être documenté pour démontrer au besoin que le document comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. La documentation doit comporter au minimum :

  • La mention du format d’origine du document dont l’information fait l’objet du transfert,
  • Le procédé de transfert utilisé
  • ainsi que des garanties qu’il est censé offrir

La documentation doit être conservée durant tout le cycle de vie du document. En complément, je vous recommande cet article de Marie-France Mignault, archiviste à BAnQ, qui traite en détail de numérisation de substitution et des obligations des organismes publics.

Numérisation de conservation

Dans certains cas, on peut aussi vouloir numériser nos documents dans le but de préserver l’information qu’ils contiennent. Tôt ou tard, tous les supports d’information deviennent obsolètes et présentent des altérations. Je le sais, c’est chiant, mais ce n’est pas le temps d’attendre qu’ils se soient carrément détériorés pour agir. D’où le fait qu’il devient nécessaire de numériser l’information de ces documents histoire de prolonger leur longévité.

Diffusion de l’information

On peut encore vouloir numériser des documents dans le but de faciliter leurs diffusions. Numérisés, vos documents peuvent devenir plus facilement accessibles, tant pour vos clients que pour votre équipe. Pas besoin de vous faire un dessin. Une information électronique est clairement plus facile à exploiter et à diffuser qu’une information exclusivement contenue sur un support analogique, en l’occurrence le papier.

Peu importe vos raisons motivant votre projet, ne perdez jamais de vue que l’information, malgré le changement de support, doit toujours demeurer fiable, authentique et intègre.

2. Se doter d’un plan d’action

Un projet de numérisation est un projet qui prend du temps et qui implique son lot de risques. D’où l’importance de bien le planifier. Une bonne planification, c’est ce qui fera la différence entre la réussite ou l’échec de votre projet. N’hésitez donc pas à y mettre le temps qu’il faut.

Si vous ne voulez pas vous planter, je vous conseille fortement d’élaborer un plan d’action pour savoir vers où vous vous dirigez avec votre projet. Un plan d’action c’est LE document qui permet d’opérationnaliser vos objectifs et de fixer les échéanciers de votre projet, échéanciers qui doivent être réalistes. D’où le fait qu’on devrait y retrouver les éléments suivants :

  • Vos objectifs généraux
  • Vos objectifs spécifiques mesurables
  • Les moyens ou actions à prendre pour atteindre ces objectifs
  • Un calendrier (échéancier)
  • Les résultats que vous attendez
  • Les ressources financières, humaines et matérielles nécessaires à la réalisation

Vous devez aussi songe à établir des indicateurs de performances permettant de réaliser un contrôle qualité tout au long de votre projet. Ces indicateurs doivent couvrir, comme dans tous projets qui se respectent, les trois aspects suivant : les délais, les coûts, les cibles à atteindre. En anglais on dit : « On time, on budget, on target… »

3. Identifier préalablement les documents que vous voulez numériser

Je vous conseille de songer d’avance aux documents que vous souhaitez numériser en priorité. Vous ne devez pas faire ce choix au « petit bonheur la chance » comme on dit, mais en fonction de critères rationnels. Je vous parle ici de la fréquence d’utilisation et de consultation, de la durée de conservation de ces documents, de leur état de dégradation, ou encore de leur confidentialité, etc. À vous de juger, mais si vous ne faites pas ça, ça sera le bordel après!

Petit conseil, il n’est pas toujours pertinent de dématérialiser l’ensemble de vos documents, ou encore d’un seul coup. Compte tenu de ce qui précède, allez-y donc en fonction de vos priorités et de vos ressources (espace de stockage, ressources humaines ou encore de vos ressources financières.)

4. Dresser un inventaire des ressources dont vous disposez

Il y a un instant, je parlais de vos ressources, bon voilà, il faut bien les dénombrer. Ne négliger pas dresser un inventaire des ressources matérielles dont vous disposez. En effet, un projet de numérisation implique nécessairement un minimum d’équipement technologique. Par-là, j’entends au moins :

  • Un numériseur
  • Un ordinateur
  • Un programme de création de documents du type PDF comme Adobe Acrobat
  • Un logiciel de gestion électronique des documents (GED)
  • Suffisamment d’espace de stockage

5. Avoir une vision d’ensemble de votre projet

De temps en temps, je vous conseille de vous arrêter histoire de reconsidérer l’ensemble des éléments de votre projet. L’idée étant d’en avoir une vue globale, une perspective ou encore un « regard d’en haut » pour parler comme l’empereur romain Marc-Aurèle. Relativisez ce à quoi vous accordez trop d’importance, reconsidérez vos jugements sur votre projet, bref prenez un certain recul.

Songer aussi aux risques et aux opportunités que vous offre ce projet. Surtout, soyez sensible au fait qu’il y a des gens dont le quotidien et les habitudes de travail seront probablement chamboulés par votre projet. D’où le fait que je vous conseille de toujours porter une attention particulière à la gestion du changement.

6. Être systématique

Lorsque vient le temps de vous attaquer à la numérisation de vos documents. Souvenez-vous qu’il faut impérativement commencer par les documents que vous avez définis comme étant prioritaires. Ce n’est qu’une fois cela fait que vous pourrez numérisez au fur et à mesure, ou quand les besoins le commandent.

Règle générale, les étapes d’un processus de migration de vos documents papier vers l’électronique suivent une logique rationnelle :

  1. La préparation. Elle implique l’inspection et la vérification manuelle des documents avant leur numérisation.
  2. Le test. Il est important de faire quelques testes avant de se lancer, voir réaliser un projet pilote de numérisation. Pour ce qui est des projets pilotes, prenez ça quand même avec un grain de sel. Pas besoin d’y mettre toutes vos ressources…
  3. La numérisation. Pas besoin de s’étirer ici, on numérise en suivant nos procédures
  4. Le contrôle qualité. Une fois numérisé, il est super important de réaliser un contrôle qualité manuel des documents. L’objectif étant de s’assurer à la fois de leurs bonnes lisibilités, mais aussi du fait qu’ils ont tous été numérisés.
  5. Exportation. Des lots et la création de fichiers et d’index.
  6. Destruction des documents sources. Dans certains cas, lorsque votre objectif est une numérisation de substitution, vous pourrez détruire selon des règles et un processus définis.

Le mot d’la fin

En transformation numérique, les projets de numérisation sont incontournables. Mon objectif ici, n’était de faire de vous des experts du sujet, mais plutôt, de vous donner un aperçu de ce qu’implique un tel projet et surtout de vous donner quelques trucs pour le réussir. D’ailleurs, si le sujet vous intéresse, je vous invite à visiter le site de l’Association des archivistes du Québec, qui donne justement une formation sur la numérisation cet automne, autant à Québec qu’à Montréal.