Gestion de vos documents de projet : comment automatiser vos processus

Un incontournable pour la gestion de projet

La gestion de projet peut parfois sembler être un véritable défi, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer la masse de documents qui est produite. La mise en place de processus clairs et de procédures solides de gestion de documents peut s’avérer être un véritable incontournable pour garantir le succès de votre projet.

Le contrôle des documents est une activité essentielle dans tout projet pour garantir que les membres de l’équipe travaillent à partir des mêmes informations et que les délais et les objectifs sont respectés. Dans cet environnement, plusieurs parties prenantes sont impliquées, chacune ayant des besoins différents en termes d’informations et de documents.

Le contrôle documentaire augmente la qualité de l’information, évite des erreurs et donc, des retards et des dépassements de coûts. Spécifiquement, les activités de contrôle des documents de projet permettent d’assurer une gestion efficace :

• des modifications et des versions
• des approbations et des signatures
• de la distribution
• et de la rétention

Plusieurs de ces éléments peuvent être automatisés, ce qui décharge aussi vos équipes d’une charge mentale et d’opérations manuelles sans valeur ajoutée.

Pourquoi contrôler les documents ?

Le contrôle documentaire est une discipline liée à la gestion de documents qui vise à garantir la qualité, la conformité et l’exactitude des documents produits par une entreprise. Cette discipline consiste à vérifier chaque étape du processus de création et de traitement des documents pour s’assurer que les documents produits répondent aux exigences de qualité, de sécurité et de réglementation applicables. Les entreprises ont beaucoup à gagner grâce au contrôle documentaire. Voici les principaux avantages.

Assurer la conformité en matière de gestion de documents. Les entreprises doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de stockage, de conservation et de destruction des documents. Le contrôle documentaire permet de garantir que les documents produits répondent à ces exigences légales et réglementaires, notamment la norme ISO 9001.

Améliorer la qualité et l’exactitude des documents. En vérifiant chaque étape du processus de création et de traitement des documents, le contrôle documentaire permet de détecter et de corriger les erreurs de saisie, de formatage et de contenu avant leur publication et leur livraison. Ces vérifications en amont améliorent la qualité des documents produits, augmentent la productivité et réduisent significativement les coûts liés à la correction d’erreurs.

Assurer la cohérence et la standardisation des documents produits. En appliquant des normes de qualité et de formatage à l’ensemble des documents, le contrôle documentaire garantit que les documents sont clairs, cohérents et faciles à comprendre pour les utilisateurs. Cela rehausse également votre image comme fournisseur, en offrant des livrables de haute qualité à vos clients.

Faciliter la gestion des documents à long terme. Grâce à une production selon des normes de qualité élevées et à une conformité rigoureuse aux exigences légales et réglementaires, le contrôle documentaire contribue fortement à l’intégrité de vos documents. Il facilite aussi la recherche et la récupération de l’information à long terme, en réduisant les résultats inutiles et en accélérant le repérage de l’information voulue. Ainsi, il améliore l’efficacité globale de la gestion documentaire, et de vos équipes par le fait même.

Le plan de contrôle de documents

Le contrôleur de documents joue un rôle clé dans la gestion des documents de projet : il s’assure que les exigences de toutes les parties prenantes sont prises en compte dans le processus de contrôle des documents.

Son outil principal et essentiel est un plan de contrôle des documents de projet bien défini. Ce plan de contrôle inclut des processus et des procédures clairs, ainsi que des outils de gestion des documents adaptés à l’environnement du projet.

Il spécifie et encadre :

• Les rôles et responsabilités des intervenants;
• La planification, l’autorisation et l’établissement de nouveaux documents;
• La préparation de nouveaux documents;
• La convention de nommage, de contrôle de la datation, de la numérotation et de la révision;
• Le classement des documents;
• L’examen, l’approbation et la diffusion des documents;
• La gestion des documents externes;
• Le stockage, l’accès et la distribution des documents;
• La modification et la mise à jour des documents;
• Le traitement, la migration et le conversion des documents;
• l’archivage et la conservation des documents périmés;
• Les rapports et indicateurs de rendement.

Encadrer le cycle de vie de vos documents

Le plan de contrôle permet ultimement de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos documents de projet, ce qui comprend les étapes de création, d’examen et d’approbation, d’utilisation, d’archivage et d’élimination des documents.

Création : La création de documents peut être effectuée par des employés, des sous-traitants ou des consultants. Les documents peuvent être créés à partir de modèles, de formulaires ou de processus standard. La rédaction du contenu est facilitée par des sections standardisées, voire des formules préétablies à adapter. Assurez-vous que vos modèles et formulaires sont conformes aux exigences légales et réglementaires, et qu’ils sont précis et complets.

Révision et approbation : Les documents doivent être révisés et approuvés avant leur utilisation, et surtout avant leur livraison à vos clients. Cette étape garantit que les documents sont conformes aux exigences légales, réglementaires et contractuelles, et que le contenu est précis et complet. Les examens et les approbations peuvent être effectués par des gestionnaires, des experts techniques ou des responsables de la conformité.

Utilisation : À l’interne, les documents sont utilisés pour effectuer des tâches opérationnelles telles que la production, la vente, la distribution ou la prestation de services. Les documents peuvent être utilisés par des employés, des clients ou des partenaires commerciaux. Dans le cadre de projets avec vos clients, votre utilisation consiste à transmettre officiellement les livrables attendus à vos clients. Il s’agit souvent d’une étape significative dans le déroulement de projets majeurs, puisque des clauses contractuelles de paiement y sont rattachées. Il importe donc de pouvoir livrer un contenu de qualité, complet et conforme aux ententes établies.

Archivage et destruction : Les documents doivent être conservés pendant une période définie, après quoi ils doivent être éliminés ou archivés. L’archivage peut être effectué sous forme électronique ou sur support papier. Les documents doivent être stockés dans un endroit sûr et facilement accessible en cas de besoin. La destruction doit couvrir tous les exemplaires des documents (principaux et secondaires), et se faire dans les règles de l’art pour les documents à caractère confidentiel, notamment ceux qui contiennent des renseignements personnels.

Les défis de la gestion des documents de projet

Le contrôle des documents de projet peut présenter des défis. La liste qui suit ne vise pas à vous décourager, mais à vous fournir une vision claire des enjeux potentiels. En les considérant dans votre planification, vous serez à même d’éviter plusieurs écueils.

Garder le contrôle des versions, suivis et modifications fréquentes : un classique en gestion documentaire, dont les coûts sont plus facilement calculables dans le cadre d’un projet. Lorsqu’un document se retrouve en plusieurs exemplaires entre plusieurs mains, suivre son évolution peut devenir difficile, voire cauchemardesque. Le plan de contrôle documentaire facilite ces suivis, surtout jumelé à l’utilisation judicieuse d’une solution de GED.

Coordonner les parties prenantes : lorsque plusieurs personnes interviennent dans un même document, les risques de confusion et d’enjeux de versions augmentent rapidement. Le plan de contrôle des documents apporte une vision claire et uniforme du travail de chacun.

Réduire les risques : des processus manuels ou informels peuvent entraîner des risques de sécurité et de non-conformité, tels que la perte de données sensibles ou la violation de la confidentialité des clients. Selon la nature de vos activités, des documents au contenu non fiable peuvent entraîner des enjeux de sécurité physique pour vous ou vos clients : mauvaise version de plan technique, contenu incomplet d’une procédure, etc. Sans parler des répercussions légales potentielles : plaintes, poursuites, amendes, sanctions, pertes de contrats, dommages votre réputation…

Éliminer les erreurs humaines : les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les omissions, les incohérences, les erreurs de formatage, etc. Ces erreurs peuvent conduire à des problèmes de qualité des données, de non-conformité, de coûts supplémentaires et de risques juridiques. Automatiser le contrôle documentaire est une excellente stratégie pour éviter cela.

Éviter la perte de temps et de productivité : l’ensemble des enjeux précédents, ainsi qu’un contrôle documentaire purement manuel, entraînent une perte de productivité significative. Pourquoi demander à vos employés de vérifier des documents seulement en phase finale, alors que des erreurs auraient pu être décelées des mois plus tôt, et éviter de reprendre une partie significative du travail? Ou pourquoi faire valider les transmissions par une personne, alors que les systèmes informatiques peuvent vous envoyer des notifications? Les solutions sont souvent plus simples que vous le croyez.

L’automatisation, clé du succès

En automatisant les processus de contrôle documentaire, vous pouvez relever ces défis et enjeux tout en améliorant la qualité et la sécurité de vos données, en augmentant votre productivité, en réduisant vos coûts, et évidemment en assurant votre conformité réglementaire.

Or, l’automatisation s’impose de plus en plus comme une nécessité de la gestion documentaire : réduction des effectifs, augmentation de la masse documentaire, accélération des activités… De plus, elle permet d’optimiser les processus de contrôle documentaire, de gestion documentaire et de rétention, en réduisant les erreurs, les pertes de temps et les coûts liés à la gestion manuelle de documents.

Étapes à suivre pour automatiser votre gestion documentaire

1. Analyse des besoins : La première étape consiste à comprendre les types de documents que vous produisez, les processus de leur création et de leur traitement, les normes de qualité et de conformité applicables dans votre domaine, ainsi que les exigences en matière de stockage et de conservation des documents.
2. Optimisation des processus : Avant d’automatiser, assurez-vous que vos processus soient adaptés au numérique, afin d’éliminer le plus possible toutes les étapes nécessitant le traitement de documents papier.
3. Sélection des technologies requises : Une fois vos besoins analysés, il est important de choisir le logiciel de contrôle documentaire qui saura y répondre. Il existe une variété de logiciels de contrôle documentaire sur le marché, chacun avec ses propres fonctionnalités et avantages. N’hésitez pas à nous demander un coup de main dans cette évaluation : les possibilités peuvent être étourdissantes, et nous serons là pour garder le cap sur vos besoins spécifiques.
4. Projet pilote : Une fois les technologies en place, il est important de le configurer selon vos paramètres. Cela peut inclure la création de modèles de documents, la définition de normes de qualité et de conformité, la configuration des notifications de vérification et la création de rapports de vérification. Sans oublier la configuration de la rétention, de la protection des renseignements sensibles, etc.
5. Formation des employés : Les employés doivent être formés à l’utilisation du logiciel choisi. Cela peut inclure une formation sur la façon d’utiliser le logiciel, la façon de suivre les normes de qualité et de conformité, et la façon de signaler les erreurs détectées. Outre l’utilisation des fonctionnalités de l’outil, montrez à vos équipes comment celui-ci s’intègre dans vos processus et dans leur quotidien. Envisagez leurs objections et assurez-vous d’y répondre, afin de faciliter la transition.
6. Vérification des documents : Les documents que vous produisez doivent être soumis au logiciel de contrôle documentaire automatisé pour vérification. Les documents sont analysés en fonction des normes de qualité et de conformité définies et les erreurs sont signalées aux employés pour correction.
7. Amélioration continue : L’automatisation du contrôle documentaire est un processus continu. Vous devrez continuer à évaluer et à améliorer vos processus de contrôle documentaire automatisé pour répondre aux besoins changeants du domaine d’affaires, mais aussi à l’évolution des technologies et de votre maturité numérique interne.

Quoi automatiser ?

Plusieurs processus de contrôle documentaire peuvent bénéficier de l’automatisation.

Voici quelques exemples :

• Génération de rapports : les rapports de projets sont généralement créés à partir de données collectées tout au long du projet. En automatisant la collecte de données et la génération de rapports, vous gagnerez du temps et réduirez les risques d’erreurs.
• Suivi des modifications : l’automatisation peut aider à suivre les changements et à identifier les versions précédentes des documents. Cela peut sauver un temps précieux lors de l’élaboration du contenu, mais aussi lors d’audits de conformité.
• Vérification de la conformité : vos documents doivent être conformes aux normes et réglementations en vigueur. L’automatisation peut aider à identifier les documents non conformes, à corriger les erreurs ou encore les transmettre pour correction.
• Extraction de données : les données clés doivent être extraites de nombreux documents afin d’être utilisées dans d’autres processus ou applications. L’automatisation peut simplifier cette tâche et permettre une extraction plus rapide et plus précise. Par exemple, vous pourriez ensuite importer ces données dans votre système comptable pour le traitement des comptes fournisseurs, au lieu de faire faire cette saisie manuellement par vos employés.
• Classement et archivage : l’automatisation peut aider à classer les documents et à les archiver en toute sécurité, notamment grâce à des métadonnées ciblées, par exemple un nom de client ou un numéro de dossier.
• Révision et approbation : les documents doivent souvent être révisés et approuvés par plusieurs parties avant d’être finalisés. L’automatisation peut simplifier ce processus en fournissant des outils pour la révision collaborative, l’approbation électronique et la signature officielle.
• Destruction : Une fois que les documents ont atteint leur date de fin de vie, les systèmes d’automatisation peuvent déclencher la destruction automatisée des documents. Cela peut se faire en utilisant des outils de déchiquetage automatisés ou des logiciels de destruction électronique pour les documents électroniques.
• Audit et suivi : Les systèmes d’automatisation peuvent également aider à assurer la conformité en fournissant un audit et un suivi des processus de traitement des documents, prouver que les documents sont utilisés, archivés et ultimement détruits de manière appropriée, et documenter les actions prises pour garantir la conformité.

En conclusion

Vous avez tout à gagner en automatisant le contrôle de vos documents. Si l’ampleur de la tâche vous fait peur, on vous suggère de commencer par un projet-pilote centré sur un processus bien maîtrisé, ou un processus névralgique de vos activités. Évidemment, on peut vous accompagner dans ce changement.