Le plein potentiel de Microsoft 365

Par Valérie Auclair

Les applications de Microsoft 365 sont nombreuses, robustes et polyvalentes. Vous savez probablement utiliser les plus courantes pour répondre à vos besoins quotidiens : Word, Outlook, Teams, etc. Mais cette utilisation est-elle optimale? Exploitez-vous vos outils à leur plein potentiel? 

Les possibilités offertes par la suite Microsoft 365 sont tellement nombreuses qu’il est facile de les sous-exploiter, voire d’en ignorer plusieurs. Cela s’explique souvent par une implantation précipitée (par exemple à l’adoption subite du télétravail au début de la pandémie), ou encore par une utilisation quotidienne jamais remise en question. 

Et ça se comprend : dans le feu de l’action, si l’outil « fait la job », on a bien autre chose à faire que « s’inventer des problèmes »… 

Et pourtant! Quel dommage de payer pour l’ensemble du produit et de n’en utiliser qu’une petite partie. C’est comme acheter une voiture de luxe tout équipée, et la conduire seulement pour vous rendre à l’épicerie, en baissant les fenêtres pendant une canicule et en déposant les sacs sur le siège arrière au lieu d’ouvrir le coffre. Beaucoup d’argent investi pour un usage des plus limités! 

Chez CHUCK&CO, on veut que vous profitiez de votre voiture au maximum, cruise control, caméra de recul et sièges chauffants inclus. 

Rentabiliser votre investissement

À l’image de cette voiture de luxe aux multiples accessoires modernes, Microsoft 365 recèle un immense potentiel qui ne demande qu’à vous servir. On vous a déjà présenté ses principaux avantages: l’exploiter en profondeur va plus loin. 

Les fonctionnalités plus poussées de vos applications préférées, tout comme les possibilités de celles que vous connaissez moins, sont autant d’occasions d’optimiser vos processus. Faire plus avec ce que vous avez déjà, n’est-ce pas idéal?  

Par exemple, grâce à Power Automate, vous pourriez automatiser la diffusion de rappels récurrents dans vos canaux Teams. Plus besoin d’écrire chaque semaine un message à votre équipe au sujet de la feuille de temps, de la facturation, etc. Le système peut s’en charger et vous libérer l’esprit.  

Cette simple automatisation ne représente qu’une goutte dans la mer de possibilités qui s’étend devant votre organisation. Il est temps de rentabiliser vos abonnements et vos licences, et de tirer meilleur parti de Microsoft 365! 

Utiliser Microsoft 365 à son plein potentiel

Pour en venir à utiliser Microsoft 365 à son plein potentiel, plusieurs approches sont disponibles. Selon le niveau de maturité de votre organisation et vos besoins les plus criants, vous pourrez prioriser la gouvernance, le déploiement et la formation, les activités de gestion documentaire ou la migration de vos documents. 

Structurer par la gouvernance

Une gouvernance d’utilisation de Microsoft 365 permet de formaliser plusieurs éléments. Par exemple : 

  • les rôles et responsabilités au sein de votre organisation
  • l’architecture d’information, soit les liens entre les différents sites, hubs et ressources 
  • les mesures de sécurité adoptées et les comportements utilisateurs prescrits 
  • la création et l’exploitation des métadonnées (colonnes de site), étiquettes de sensibilité, étiquettes et stratégies de rétention, etc. 

Il est bon de coucher les différents alignements internes par écrit, serait-ce pour assurer un développement cohérent de la plateforme. Les enjeux mentionnés sont particulièrement importants à baliser pour une entreprise en forte croissance. 

Si vous n’avez pas de gouvernance au sein de votre organisation, même informelle, nous pouvons en établir les bases avec vous. 

Déployer et adopter les outils Microsoft 365 

« Déployer? Adopter? Mais tout le monde utilise Teams depuis la pandémie en 2020! Les gens sont habitués maintenant. » Hmm… Plus ou moins. D’abord, plusieurs de ces adoptions se sont faites en urgence, de façon improvisée et superficielle. Ensuite, un grand nombre d’utilisateurs sont effectivement à l’aise avec la vidéoconférence et le clavardage, mais beaucoup moins maîtrisent les fonctions de gestion documentaire et de partage d’information. Finalement, certaines organisations ont utilisé d’autres outils jusqu’à maintenant et souhaitent adopter Microsoft 365. 

Pour remédier à une implantation précipitée, vous devez d’abord y voir clair dans le chaos des équipes Teams et sites SharePoint qui ont été créés au gré des besoins et des humeurs. Lesquels sont pertinents? Lesquels contiennent des informations à conserver? Lesquels sont redondants ou carrément problématiques? 

Ensuite, prenez le temps de réfléchir à une architecture stable et pérenne. Cette architecture doit considérer vos obligations légales et réglementaires ainsi que vos besoins fonctionnels. Qui a besoin de collaborer avec qui? Quels sont les processus d’approbation? Et ainsi de suite. 

Finalement, accompagnez vos utilisateurs dans la transition entre leur environnement de travail des dernières années et celui que vous proposez. Les changements peuvent être mineurs, tout comme ils peuvent profondément perturber les habitudes individuelles. Un aspect crucial, qu’il faut absolument considérer dès le début de votre projet de (re)déploiement. 

Parfois, l’architecture de sites et de Teams convient aux besoins de votre organisation, et ce sont les individus qui ont besoin d’aide. Il s’agit alors de les former adéquatement aux outils mis à leur disposition. Améliorer leurs compétences numériques rendra vos équipes plus performantes dans leurs champs d’expertise respectifs.  

Nous pouvons vous accompagner dans chacune de ces étapes, de l’analyse à la formation, en passant par le développement d’architecture et son implantation. Nous considérons l’aspect technologique, évidemment, mais aussi les aspects humains et culturels de votre organisation. Sans eux, pas de déploiement réussi possible! 

Nous offrons aussi des formations complètes, des ateliers sur mesure et du coaching personnalisé sur les différents outils de Microsoft 365. 

Gestion documentaire et rétention 

Que vous travailliez dans un organisme public ou organisation privée, vous devez respecter une panoplie d’obligations légales et réglementaires en lien avec la gestion des documents et de l’information.  

Par exemple, il est interdit de conserver des renseignements personnels indéfiniment. Avez-vous en place des processus et outils pour repérer et supprimer les informations désuètes? 

De plus, vos pratiques de création et de partage de documents contribuent-elles à protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de vos informations? Les outils de Microsoft 365 permettent une conformité exemplaire, mais maladresse et manque de formation peuvent laisser place à des mauvaises pratiques. 

Notre équipe est d’abord spécialisée en gestion documentaire et archivistique, une approche qui se distingue dans le domaine. Notre expertise Microsoft 365 s’appuie sur les meilleures pratiques en gestion de l’information :  

  • intégration de votre plan de classification et de votre calendrier de conservation, 
  • création et utilisation judicieuse des métadonnées et colonnes de sites 
  • gestion et application réfléchie des étiquettes de rétention, 
  • etc. 

N’hésitez pas à demander du soutien pour ces différents aspects, ou pour tout objectif de conformité réglementaire en lien avec la gestion de vos documents et informations. 

Migration 

Peut-être travaillez-vous avec une ancienne version des outils Microsoft. Ou peut-être vos documents reposent-ils toujours dans un bon vieux serveur de fichiers. Dans les deux cas, il serait avantageux de mettre à jour vos plateformes et de tirer parti de l’infonuagique. Les bonnes pratiques de cybersécurité et de travail collaboratif vont en ce sens. 

Toutefois, ne sous-estimez pas les impacts d’une migration de vos dossiers. Certes, une fois « dans » Microsoft 365, vous pourrez exploiter des fonctionnalités de coédition, de traçabilité et de protection plus avancées. Mais il ne s’agit pas simplement de transférer des documents d’un espace de stockage à un autre. 

Anticipez les enjeux techniques : fichiers liés, durée d’indisponibilité, limites des versions classiques des sites SharePoint, etc. 

Et préparez vos équipes. Le changement d’environnement de travail peut être déstabilisant. Une communication proactive et du soutien technique sont de mise. 

Nous avons l’expérience pour rendre ce processus de migration le plus fluide possible. Selon votre contexte, nous appliquerons les meilleures pratiques pour préparer la migration, atténuer les perturbations des activités quotidiennes et valider la qualité du résultat.  

Mot de la fin

Microsoft 365 est une plateforme puissante et complète, qui est aussi complexe et, avouons-le, un brin intimidante. Dans le feu de l’action, il peut être difficile de percevoir tout son potentiel, voire d’y accéder. Prenez du recul pour établir des objectifs et un plan d’action : vous en serez gagnants. 

N’hésitez pas à faire appel à nos experts, prêts à vous guider et à vous épauler sur cette mer de possibilités, sans faire couler votre bateau ni perdre votre équipage. (On est meilleurs avec la gestion de l’information qu’avec les métaphores filées, promis!) 

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