La gestion des priorités : Entre importance et urgence

Par Laurence Gagnon-Montreuil

Lorsqu’on est en mode projet, les imprévus sont inévitables et les priorités se bousculent. Même avec une bonne planification, vous ferez face à des évènements non désirés . D’où l’importance de savoir comment bien gérer vos priorités lorsqu’ils se présentent.

Pour y arriver, vous devez inévitablement distinguer une tâche urgente d’une tâche importante et vice versa. Faire cette distinction permettra d’éviter les conséquences négatives résultant d’une mauvaise gestion de vos obligations.

Dans le but ultime de vous outiller, nous vous propose une méthode simple et efficace afin de déterminer sereinement vos priorités dans le cadre de vos projets ou encore de vos tâches quotidiennes.

Situer vos priorités

En mode projet, les évènements et les tâches se chevauchent, voire s’imposent d’elles-mêmes. Dès lors, vous devez être réactif, c’est-à-dire être en mesure de vous adapter rapidement aux situations qui se présentent à vous. Vous devrez également savoir comment « éteindre des feux ». Autrement dit, être apte à gérer les circonstances d’une crise.

Malgré l’angoisse qu’elles causent, ces urgences peuvent être aussi minimes qu’un manque d’encre dans l’imprimante. Dans d’autres circonstances, elles prendront des proportions titanesques ! On pense par exemple au sabotage informatique que pourrait occasionner un utilisateur mécontent ou encore au départ impromptu d’un membre clé de votre équipe projet.

Lorsqu’ils surviennent, ces évènements s’imposent à vous sans aucune distinction. Ils rivalisent d’importance les uns avec les autres. Ils cherchent tous à se substituer à vos priorités tout en menaçant d’instituer un climat chaotique s’ils ne sont pas gérés adéquatement.

Leur prétention à faire dérailler vos projets commande toujours une réaction immédiate de votre part. Mais en réalité, ils sont surtout susceptibles de vous détourner de l’essentiel, c’est-à-dire de ce qui est réellement important. Voilà pourquoi il est nécessaire de bien situer vos priorités.

Faire la différence entre l’urgence et l’importance

Savoir situer et connaître vos priorités implique de distinguer une tâche urgente d’une tâche qu’on dit importante. Ce qui n’est pas toujours facile à faire lorsque les projets vont bon train et que les évènements filent à vitesse grand V.

Dans le feu de l’action, les évènements se présentent rapidement. Comme vous êtes déjà sous pression, votre perception des choses peut s’avérer quelque peu biaisé et votre sens des priorités décalé. Autrement dit, il devient laborieux de conserver le recul nécessaire pour gérer vos priorités.

Ce qui est urgent

Une urgence est un évènement, une tâche ou encore un dossier nécessitant une réaction rapide, voire immédiate. Elle doit être traitée généralement dans les délais les plus brefs. Si elle ne l’est pas, elle peut entraîner des conséquences nuisibles pour vous, votre projet ou encore pour votre organisation.

Une urgence non traitée peut rapidement entraîner des conséquences irréversibles ou même irrémédiables. D’où l’importance d’agir aussi vite que possible.

Cependant, ce qu’on entend par une urgence ne l’est pas forcément toujours. Quelquefois, ce qui urge dans l’urgence n’est que le fruit de votre perception du moment.

Ce qu’on nomme urgence, bien qu’elle commande une réaction rapide, n’est peut-être pas très importante en regard du projet global. Voilà pourquoi vous devriez toujours vous interroger avant d’y acquiescer sur un coup de tête.

À titre d’exemple : il manque des crayons dans l’armoire de fournitures. Vos collègues ne peuvent pas prendre de notes durant votre réunion. Est-ce à vous d’y remédier ? Pas certain…

À l’inverse, si un problème survient lors de l’implantation d’une solution numérique. Dépêchez-vous d’y parer, parce qu’ici, vous êtes face à une véritable urgence !

Ce qui est important

On oppose généralement à ce qui est urgent ce qui est important. La raison est simple. Un évènement, une tâche ou un dossier sont considérés comme importants lorsqu’ils se rattachent à vos fonctions et à vos responsabilités.

Autrement dit, ce qui est important se détermine par l’impact que cette tâche peut avoir sur vos objectifs, mais aussi par la valeur ajoutée qu’elle confère à vos projets.

En ce sens, une urgence demeure quelque chose de relatif et possible, alors que l’importance s’impose comme une nécessité.

Comment déterminer vos priorités

Si la distinction entre l’urgence et l’importance est relativement claire sur le plan théorique, les départager en pleine action peut s’avérer périlleux, voire, relever d’un véritable cauchemar.

Pour chacune des tâches imprévues, répondez par oui ou non aux 3 questions suivantes :

  • Cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à la réalisation et au succès de votre projet ?
  • Cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation ?
  • Enfin, cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à l’amélioration de votre efficacité et de votre performance ?

Les réponses obtenues permettent de vérifier dans quelle mesure ses nouvelles tâches s’inscrivent au sein de vos priorités. Si tel est le cas, elles doivent être prises en charge dans les plus brefs délais.

Si vous répondez par la négative à au moins une de ces questions, demandez-vous si les tâches à effectuer sont de nature vraiment importante pour vous. Autrement, vous pourrez les reléguer à vos collaborateurs ou encore les mettre de côté pour le moment.

La matrice des priorités

Si vous êtes encore dans le flou quant à vos priorités, une seconde méthode peut alors s’imposer. La matrice des priorités conçue par l’ancien Président des États-Unis Dwight David Eisenhower vous aidera à circonscrire précisément chacune de vos tâches et d’en déterminer le degré d’importance et d’urgence.

Son fonctionnement est fort simple. À l’aide des quatre cadrans de la matrice présentée ci-dessous, listez l’ensemble des tâches à réaliser aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci ou le mois prochain, etc. Une fois répertoriez, évaluez-en l’urgence et l’importance.

1)      « À faire immédiatement » est une tâche à la fois urgente et à la fois importante. Dans votre échelle de priorités, les tâches associées au cadran 1 devraient être les premières à être réalisées. Pour ces tâches, le facteur temps compte pour beaucoup et leur réalisation contribue absolument à l’atteinte de vos objectifs (Par exemple : crise, problèmes pressants, réunion.)

2)      « À faire bientôt » est une tâche qui contribue aussi à l’atteinte de vos objectifs, mais qui ne nécessite pas une attention immédiate. Cette tâche est importante sans être urgente. Elle ne doit pas surpasser les tâches du cadran 1. (Par exemple : préparations, prévention, clarification des valeurs, planification, etc.)

3)     « Est-ce vraiment à faire ? » est une tâche urgente, mais qui n’a pas ou très peu d’importance sur la finalité de l’objectif. Autrement dit, cette tâche nécessite d’être réalisé dans des délais relativement brefs, mais ne contribue pas à l’atteinte l’objectif. Ce faisant, si vous choisissez de la réaliser quand même, assurez-vous de ne pas lui accorder trop de temps. N’hésitez pas non plus à la déléguer à l’un de vos collaborateurs si vous en avez la chance. (Par exemple : certains coups de téléphones, certaines réunions, activités à faire pour les autres.)

4)     « Ne pas faire » est une tâche ni urgente ni importante à l’égard de l’objectif. Cette tâche doit donc être mise de côté pour le moment, ou encore, être transférée à un collaborateur disponible qui pourra la prendre en charge. (Par exemple : courrier superflu, certains coups de téléphone, bavardage.)

Évitez le piège des priorités

Par moment, il peut arriver que les tâches que vous avez listées dans la matrice des priorités soient toutes très importantes en plus d’être très urgentes. Ce qui constitue effectivement un problème lorsque vient le temps d’en prioriser une par rapport à une autre.

Voici donc quelques trucs pour éviter de tomber dans le piège :

  • Négociez tant que possible les échéanciers

Posez-vous quelques questions qui vous permettront de hiérarchiser vos urgences. Par exemple : « est-ce vraiment tant urgent ? », « que doit-on entendre par plutôt possible », etc. L’idée étant par-là de discriminer une priorité d’une autre.

  • Classer et regrouper les tâches en fonction de leurs similitudes

 Cela peut vous permettre de sauver de temps. Par exemple, si vous avez à rencontrer quelqu’un, regrouper l’ensemble des questions que vous avez à lui poser histoire de ne pas avoir à prévoir une seconde rencontre.

  • Informez vos requérants dès le départ que vous avez d’autres priorités

Si le temps vous manque, soyez honnêtes envers vous-même et les autres. Rien ne vaut une bonne communication en ajoutant qu’il vous fera plaisir de répondre à leur demande une fois que vous aurez terminé VOS priorités.

  • Sollicitez l’aide de vos collaborateurs ou de vos subalternes

Votre personnel peut vous décharger de certaines tâches jugées moins complexes ou encore celles qui ne requièrent pas votre expertise.

  • Apprenez à dire « non » !

Vous ne rendez service à personne en acceptant une tâche que vous ne serez pas en mesure d’accomplir. Au contraire, des retards s’accumuleront sur certaines tâches plus importantes ou plus urgentes aux fins de l’objectif.

Tenez le cap

Sans gestion de vos priorités, l’organisation de l’ensemble de vos tâches de travail prend rapidement une tournure chaotique.

Pour cette raison, n’hésitez pas à appliquer ces méthodes de gestion de vos priorités. Intériorisez-les jusqu’à ce qu’elles deviennent une habitude, voire un automatisme. Elles vous aideront à tenir le cap lorsque la panique se fasse sentir.