gestion des priorités : Entre importance et urgence

Lorsqu’on est en mode projet, les imprévus sont inévitables et les priorités se bousculent. Même avec une bonne planification, vous ferez face à des évènements non désirés . D’où l’importance de savoir comment bien gérer vos priorités lorsqu’ils se présentent.

Pour y arriver, vous devez inévitablement distinguer une tâche urgente d’une tâche importante et vice versa. Faire cette distinction permettra d’éviter les conséquences négatives résultant d’une mauvaise gestion de vos obligations.

Dans le but ultime de vous outiller, nous vous propose une méthode simple et efficace afin de déterminer sereinement vos priorités dans le cadre de vos projets ou encore de vos tâches quotidiennes.

Situer vos priorités

En mode projet, les évènements et les tâches se chevauchent, voire s’imposent d’elles-mêmes. Dès lors, vous devez être réactif, c’est-à-dire être en mesure de vous adapter rapidement aux situations qui se présentent à vous. Vous devrez également savoir comment « éteindre des feux ». Autrement dit, être apte à gérer les circonstances d’une crise.

Malgré l’angoisse qu’elles causent, ces urgences peuvent être aussi minimes qu’un manque d’encre dans l’imprimante. Dans d’autres circonstances, elles prendront des proportions titanesques ! On pense par exemple au sabotage informatique que pourrait occasionner un utilisateur mécontent ou encore au départ impromptu d’un membre clé de votre équipe projet.

Lorsqu’ils surviennent, ces évènements s’imposent à vous sans aucune distinction. Ils rivalisent d’importance les uns avec les autres. Ils cherchent tous à se substituer à vos priorités tout en menaçant d’instituer un climat chaotique s’ils ne sont pas gérés adéquatement.

Leur prétention à faire dérailler vos projets commande toujours une réaction immédiate de votre part. Mais en réalité, ils sont surtout susceptibles de vous détourner de l’essentiel, c’est-à-dire de ce qui est réellement important. Voilà pourquoi il est nécessaire de bien situer vos priorités.

Faire la différence entre l’urgence et l’importance

Savoir situer et connaître vos priorités implique de distinguer une tâche urgente d’une tâche qu’on dit importante. Ce qui n’est pas toujours facile à faire lorsque les projets vont bon train et que les évènements filent à vitesse grand V.

Dans le feu de l’action, les évènements se présentent rapidement. Comme vous êtes déjà sous pression, votre perception des choses peut s’avérer quelque peu biaisé et votre sens des priorités décalé. Autrement dit, il devient laborieux de conserver le recul nécessaire pour gérer vos priorités.

Ce qui est urgent

Une urgence est un évènement, une tâche ou encore un dossier nécessitant une réaction rapide, voire immédiate. Elle doit être traitée généralement dans les délais les plus brefs. Si elle ne l’est pas, elle peut entraîner des conséquences nuisibles pour vous, votre projet ou encore pour votre organisation.

Une urgence non traitée peut rapidement entraîner des conséquences irréversibles ou même irrémédiables. D’où l’importance d’agir aussi vite que possible.

Cependant, ce qu’on entend par une urgence ne l’est pas forcément toujours. Quelquefois, ce qui urge dans l’urgence n’est que le fruit de votre perception du moment.

Ce qu’on nomme urgence, bien qu’elle commande une réaction rapide, n’est peut-être pas très importante en regard du projet global. Voilà pourquoi vous devriez toujours vous interroger avant d’y acquiescer sur un coup de tête.

À titre d’exemple : il manque des crayons dans l’armoire de fournitures. Vos collègues ne peuvent pas prendre de notes durant votre réunion. Est-ce à vous d’y remédier ? Pas certain…

À l’inverse, si un problème survient lors de l’implantation d’une solution numérique. Dépêchez-vous d’y parer, parce qu’ici, vous êtes face à une véritable urgence !

Ce qui est important

On oppose généralement à ce qui est urgent ce qui est important. La raison est simple. Un évènement, une tâche ou un dossier sont considérés comme importants lorsqu’ils se rattachent à vos fonctions et à vos responsabilités.

Autrement dit, ce qui est important se détermine par l’impact que cette tâche peut avoir sur vos objectifs, mais aussi par la valeur ajoutée qu’elle confère à vos projets.

En ce sens, une urgence demeure quelque chose de relatif et possible, alors que l’importance s’impose comme une nécessité.

Comment déterminer vos priorités

Si la distinction entre l’urgence et l’importance est relativement claire sur le plan théorique, les départager en pleine action peut s’avérer périlleux, voire, relever d’un véritable cauchemar.

Pour chacune des tâches imprévues, répondez par oui ou non aux 3 questions suivantes :

• Cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à la réalisation et au succès de votre projet ?
• Cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation ?
• Enfin, cette tâche contribue-t-elle d’une manière ou d’une autre à l’amélioration de votre efficacité et de votre performance ?

Les réponses obtenues permettent de vérifier dans quelle mesure ses nouvelles tâches s’inscrivent au sein de vos priorités. Si tel est le cas, elles doivent être prises en charge dans les plus brefs délais.

Si vous répondez par la négative à au moins une de ces questions, demandez-vous si les tâches à effectuer sont de nature vraiment importante pour vous. Autrement, vous pourrez les reléguer à vos collaborateurs ou encore les mettre de côté pour le moment.

La matrice des priorités

Si vous êtes encore dans le flou quant à vos priorités, une seconde méthode peut alors s’imposer. La matrice des priorités conçue par l’ancien Président des États-Unis Dwight David Eisenhower vous aidera à circonscrire précisément chacune de vos tâches et d’en déterminer le degré d’importance et d’urgence.

Son fonctionnement est fort simple. À l’aide des quatre cadrans de la matrice présentée ci-dessous, listez l’ensemble des tâches à réaliser aujourd’hui, cette semaine, ce mois-ci ou le mois prochain, etc. Une fois répertoriez, évaluez-en l’urgence et l’importance.

1)      « À faire immédiatement » est une tâche à la fois urgente et à la fois importante. Dans votre échelle de priorités, les tâches associées au cadran 1 devraient être les premières à être réalisées. Pour ces tâches, le facteur temps compte pour beaucoup et leur réalisation contribue absolument à l’atteinte de vos objectifs (Par exemple : crise, problèmes pressants, réunion.)

2)      « À faire bientôt » est une tâche qui contribue aussi à l’atteinte de vos objectifs, mais qui ne nécessite pas une attention immédiate. Cette tâche est importante sans être urgente. Elle ne doit pas surpasser les tâches du cadran 1. (Par exemple : préparations, prévention, clarification des valeurs, planification, etc.)

3)     « Est-ce vraiment à faire ? » est une tâche urgente, mais qui n’a pas ou très peu d’importance sur la finalité de l’objectif. Autrement dit, cette tâche nécessite d’être réalisé dans des délais relativement brefs, mais ne contribue pas à l’atteinte l’objectif. Ce faisant, si vous choisissez de la réaliser quand même, assurez-vous de ne pas lui accorder trop de temps. N’hésitez pas non plus à la déléguer à l’un de vos collaborateurs si vous en avez la chance. (Par exemple : certains coups de téléphones, certaines réunions, activités à faire pour les autres.)

4)     « Ne pas faire » est une tâche ni urgente ni importante à l’égard de l’objectif. Cette tâche doit donc être mise de côté pour le moment, ou encore, être transférée à un collaborateur disponible qui pourra la prendre en charge. (Par exemple : courrier superflu, certains coups de téléphone, bavardage.)

Évitez le piège des priorités

Par moment, il peut arriver que les tâches que vous avez listées dans la matrice des priorités soient toutes très importantes en plus d’être très urgentes. Ce qui constitue effectivement un problème lorsque vient le temps d’en prioriser une par rapport à une autre.

Voici donc quelques trucs pour éviter de tomber dans le piège :

• Négociez tant que possible les échéanciers

Posez-vous quelques questions qui vous permettront de hiérarchiser vos urgences. Par exemple : « est-ce vraiment tant urgent ? », « que doit-on entendre par plutôt possible », etc. L’idée étant par-là de discriminer une priorité d’une autre.

• Classer et regrouper les tâches en fonction de leurs similitudes

 Cela peut vous permettre de sauver de temps. Par exemple, si vous avez à rencontrer quelqu’un, regrouper l’ensemble des questions que vous avez à lui poser histoire de ne pas avoir à prévoir une seconde rencontre.

• Informez vos requérants dès le départ que vous avez d’autres priorités

Si le temps vous manque, soyez honnêtes envers vous-même et les autres. Rien ne vaut une bonne communication en ajoutant qu’il vous fera plaisir de répondre à leur demande une fois que vous aurez terminé VOS priorités.

• Sollicitez l’aide de vos collaborateurs ou de vos subalternes

Votre personnel peut vous décharger de certaines tâches jugées moins complexes ou encore celles qui ne requièrent pas votre expertise.

• Apprenez à dire « non » !

Vous ne rendez service à personne en acceptant une tâche que vous ne serez pas en mesure d’accomplir. Au contraire, des retards s’accumuleront sur certaines tâches plus importantes ou plus urgentes aux fins de l’objectif.

Tenez le cap

Sans gestion de vos priorités, l’organisation de l’ensemble de vos tâches de travail prend rapidement une tournure chaotique.

Pour cette raison, n’hésitez pas à appliquer ces méthodes de gestion de vos priorités. Intériorisez-les jusqu’à ce qu’elles deviennent une habitude, voire un automatisme. Elles vous aideront à tenir le cap lorsque la panique se fasse sentir.

Un incontournable pour la gestion de projet

La gestion de projet peut parfois sembler être un véritable défi, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer la masse de documents qui est produite. La mise en place de processus clairs et de procédures solides de gestion de documents peut s’avérer être un véritable incontournable pour garantir le succès de votre projet.

Le contrôle des documents est une activité essentielle dans tout projet pour garantir que les membres de l’équipe travaillent à partir des mêmes informations et que les délais et les objectifs sont respectés. Dans cet environnement, plusieurs parties prenantes sont impliquées, chacune ayant des besoins différents en termes d’informations et de documents.

Le contrôle documentaire augmente la qualité de l’information, évite des erreurs et donc, des retards et des dépassements de coûts. Spécifiquement, les activités de contrôle des documents de projet permettent d’assurer une gestion efficace :

• des modifications et des versions
• des approbations et des signatures
• de la distribution
• et de la rétention

Plusieurs de ces éléments peuvent être automatisés, ce qui décharge aussi vos équipes d’une charge mentale et d’opérations manuelles sans valeur ajoutée.

Pourquoi contrôler les documents ?

Le contrôle documentaire est une discipline liée à la gestion de documents qui vise à garantir la qualité, la conformité et l’exactitude des documents produits par une entreprise. Cette discipline consiste à vérifier chaque étape du processus de création et de traitement des documents pour s’assurer que les documents produits répondent aux exigences de qualité, de sécurité et de réglementation applicables. Les entreprises ont beaucoup à gagner grâce au contrôle documentaire. Voici les principaux avantages.

Assurer la conformité en matière de gestion de documents. Les entreprises doivent se conformer à des réglementations strictes en matière de stockage, de conservation et de destruction des documents. Le contrôle documentaire permet de garantir que les documents produits répondent à ces exigences légales et réglementaires, notamment la norme ISO 9001.

Améliorer la qualité et l’exactitude des documents. En vérifiant chaque étape du processus de création et de traitement des documents, le contrôle documentaire permet de détecter et de corriger les erreurs de saisie, de formatage et de contenu avant leur publication et leur livraison. Ces vérifications en amont améliorent la qualité des documents produits, augmentent la productivité et réduisent significativement les coûts liés à la correction d’erreurs.

Assurer la cohérence et la standardisation des documents produits. En appliquant des normes de qualité et de formatage à l’ensemble des documents, le contrôle documentaire garantit que les documents sont clairs, cohérents et faciles à comprendre pour les utilisateurs. Cela rehausse également votre image comme fournisseur, en offrant des livrables de haute qualité à vos clients.

Faciliter la gestion des documents à long terme. Grâce à une production selon des normes de qualité élevées et à une conformité rigoureuse aux exigences légales et réglementaires, le contrôle documentaire contribue fortement à l’intégrité de vos documents. Il facilite aussi la recherche et la récupération de l’information à long terme, en réduisant les résultats inutiles et en accélérant le repérage de l’information voulue. Ainsi, il améliore l’efficacité globale de la gestion documentaire, et de vos équipes par le fait même.

Le plan de contrôle de documents

Le contrôleur de documents joue un rôle clé dans la gestion des documents de projet : il s’assure que les exigences de toutes les parties prenantes sont prises en compte dans le processus de contrôle des documents.

Son outil principal et essentiel est un plan de contrôle des documents de projet bien défini. Ce plan de contrôle inclut des processus et des procédures clairs, ainsi que des outils de gestion des documents adaptés à l’environnement du projet.

Il spécifie et encadre :

• Les rôles et responsabilités des intervenants;
• La planification, l’autorisation et l’établissement de nouveaux documents;
• La préparation de nouveaux documents;
• La convention de nommage, de contrôle de la datation, de la numérotation et de la révision;
• Le classement des documents;
• L’examen, l’approbation et la diffusion des documents;
• La gestion des documents externes;
• Le stockage, l’accès et la distribution des documents;
• La modification et la mise à jour des documents;
• Le traitement, la migration et le conversion des documents;
• l’archivage et la conservation des documents périmés;
• Les rapports et indicateurs de rendement.

Encadrer le cycle de vie de vos documents

Le plan de contrôle permet ultimement de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos documents de projet, ce qui comprend les étapes de création, d’examen et d’approbation, d’utilisation, d’archivage et d’élimination des documents.

Création : La création de documents peut être effectuée par des employés, des sous-traitants ou des consultants. Les documents peuvent être créés à partir de modèles, de formulaires ou de processus standard. La rédaction du contenu est facilitée par des sections standardisées, voire des formules préétablies à adapter. Assurez-vous que vos modèles et formulaires sont conformes aux exigences légales et réglementaires, et qu’ils sont précis et complets.

Révision et approbation : Les documents doivent être révisés et approuvés avant leur utilisation, et surtout avant leur livraison à vos clients. Cette étape garantit que les documents sont conformes aux exigences légales, réglementaires et contractuelles, et que le contenu est précis et complet. Les examens et les approbations peuvent être effectués par des gestionnaires, des experts techniques ou des responsables de la conformité.

Utilisation : À l’interne, les documents sont utilisés pour effectuer des tâches opérationnelles telles que la production, la vente, la distribution ou la prestation de services. Les documents peuvent être utilisés par des employés, des clients ou des partenaires commerciaux. Dans le cadre de projets avec vos clients, votre utilisation consiste à transmettre officiellement les livrables attendus à vos clients. Il s’agit souvent d’une étape significative dans le déroulement de projets majeurs, puisque des clauses contractuelles de paiement y sont rattachées. Il importe donc de pouvoir livrer un contenu de qualité, complet et conforme aux ententes établies.

Archivage et destruction : Les documents doivent être conservés pendant une période définie, après quoi ils doivent être éliminés ou archivés. L’archivage peut être effectué sous forme électronique ou sur support papier. Les documents doivent être stockés dans un endroit sûr et facilement accessible en cas de besoin. La destruction doit couvrir tous les exemplaires des documents (principaux et secondaires), et se faire dans les règles de l’art pour les documents à caractère confidentiel, notamment ceux qui contiennent des renseignements personnels.

Les défis de la gestion des documents de projet

Le contrôle des documents de projet peut présenter des défis. La liste qui suit ne vise pas à vous décourager, mais à vous fournir une vision claire des enjeux potentiels. En les considérant dans votre planification, vous serez à même d’éviter plusieurs écueils.

Garder le contrôle des versions, suivis et modifications fréquentes : un classique en gestion documentaire, dont les coûts sont plus facilement calculables dans le cadre d’un projet. Lorsqu’un document se retrouve en plusieurs exemplaires entre plusieurs mains, suivre son évolution peut devenir difficile, voire cauchemardesque. Le plan de contrôle documentaire facilite ces suivis, surtout jumelé à l’utilisation judicieuse d’une solution de GED.

Coordonner les parties prenantes : lorsque plusieurs personnes interviennent dans un même document, les risques de confusion et d’enjeux de versions augmentent rapidement. Le plan de contrôle des documents apporte une vision claire et uniforme du travail de chacun.

Réduire les risques : des processus manuels ou informels peuvent entraîner des risques de sécurité et de non-conformité, tels que la perte de données sensibles ou la violation de la confidentialité des clients. Selon la nature de vos activités, des documents au contenu non fiable peuvent entraîner des enjeux de sécurité physique pour vous ou vos clients : mauvaise version de plan technique, contenu incomplet d’une procédure, etc. Sans parler des répercussions légales potentielles : plaintes, poursuites, amendes, sanctions, pertes de contrats, dommages votre réputation…

Éliminer les erreurs humaines : les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines, telles que les fautes de frappe, les omissions, les incohérences, les erreurs de formatage, etc. Ces erreurs peuvent conduire à des problèmes de qualité des données, de non-conformité, de coûts supplémentaires et de risques juridiques. Automatiser le contrôle documentaire est une excellente stratégie pour éviter cela.

Éviter la perte de temps et de productivité : l’ensemble des enjeux précédents, ainsi qu’un contrôle documentaire purement manuel, entraînent une perte de productivité significative. Pourquoi demander à vos employés de vérifier des documents seulement en phase finale, alors que des erreurs auraient pu être décelées des mois plus tôt, et éviter de reprendre une partie significative du travail? Ou pourquoi faire valider les transmissions par une personne, alors que les systèmes informatiques peuvent vous envoyer des notifications? Les solutions sont souvent plus simples que vous le croyez.

L’automatisation, clé du succès

En automatisant les processus de contrôle documentaire, vous pouvez relever ces défis et enjeux tout en améliorant la qualité et la sécurité de vos données, en augmentant votre productivité, en réduisant vos coûts, et évidemment en assurant votre conformité réglementaire.

Or, l’automatisation s’impose de plus en plus comme une nécessité de la gestion documentaire : réduction des effectifs, augmentation de la masse documentaire, accélération des activités… De plus, elle permet d’optimiser les processus de contrôle documentaire, de gestion documentaire et de rétention, en réduisant les erreurs, les pertes de temps et les coûts liés à la gestion manuelle de documents.

Étapes à suivre pour automatiser votre gestion documentaire

1. Analyse des besoins : La première étape consiste à comprendre les types de documents que vous produisez, les processus de leur création et de leur traitement, les normes de qualité et de conformité applicables dans votre domaine, ainsi que les exigences en matière de stockage et de conservation des documents.
2. Optimisation des processus : Avant d’automatiser, assurez-vous que vos processus soient adaptés au numérique, afin d’éliminer le plus possible toutes les étapes nécessitant le traitement de documents papier.
3. Sélection des technologies requises : Une fois vos besoins analysés, il est important de choisir le logiciel de contrôle documentaire qui saura y répondre. Il existe une variété de logiciels de contrôle documentaire sur le marché, chacun avec ses propres fonctionnalités et avantages. N’hésitez pas à nous demander un coup de main dans cette évaluation : les possibilités peuvent être étourdissantes, et nous serons là pour garder le cap sur vos besoins spécifiques.
4. Projet pilote : Une fois les technologies en place, il est important de le configurer selon vos paramètres. Cela peut inclure la création de modèles de documents, la définition de normes de qualité et de conformité, la configuration des notifications de vérification et la création de rapports de vérification. Sans oublier la configuration de la rétention, de la protection des renseignements sensibles, etc.
5. Formation des employés : Les employés doivent être formés à l’utilisation du logiciel choisi. Cela peut inclure une formation sur la façon d’utiliser le logiciel, la façon de suivre les normes de qualité et de conformité, et la façon de signaler les erreurs détectées. Outre l’utilisation des fonctionnalités de l’outil, montrez à vos équipes comment celui-ci s’intègre dans vos processus et dans leur quotidien. Envisagez leurs objections et assurez-vous d’y répondre, afin de faciliter la transition.
6. Vérification des documents : Les documents que vous produisez doivent être soumis au logiciel de contrôle documentaire automatisé pour vérification. Les documents sont analysés en fonction des normes de qualité et de conformité définies et les erreurs sont signalées aux employés pour correction.
7. Amélioration continue : L’automatisation du contrôle documentaire est un processus continu. Vous devrez continuer à évaluer et à améliorer vos processus de contrôle documentaire automatisé pour répondre aux besoins changeants du domaine d’affaires, mais aussi à l’évolution des technologies et de votre maturité numérique interne.

Quoi automatiser ?

Plusieurs processus de contrôle documentaire peuvent bénéficier de l’automatisation.

Voici quelques exemples :

• Génération de rapports : les rapports de projets sont généralement créés à partir de données collectées tout au long du projet. En automatisant la collecte de données et la génération de rapports, vous gagnerez du temps et réduirez les risques d’erreurs.
• Suivi des modifications : l’automatisation peut aider à suivre les changements et à identifier les versions précédentes des documents. Cela peut sauver un temps précieux lors de l’élaboration du contenu, mais aussi lors d’audits de conformité.
• Vérification de la conformité : vos documents doivent être conformes aux normes et réglementations en vigueur. L’automatisation peut aider à identifier les documents non conformes, à corriger les erreurs ou encore les transmettre pour correction.
• Extraction de données : les données clés doivent être extraites de nombreux documents afin d’être utilisées dans d’autres processus ou applications. L’automatisation peut simplifier cette tâche et permettre une extraction plus rapide et plus précise. Par exemple, vous pourriez ensuite importer ces données dans votre système comptable pour le traitement des comptes fournisseurs, au lieu de faire faire cette saisie manuellement par vos employés.
• Classement et archivage : l’automatisation peut aider à classer les documents et à les archiver en toute sécurité, notamment grâce à des métadonnées ciblées, par exemple un nom de client ou un numéro de dossier.
• Révision et approbation : les documents doivent souvent être révisés et approuvés par plusieurs parties avant d’être finalisés. L’automatisation peut simplifier ce processus en fournissant des outils pour la révision collaborative, l’approbation électronique et la signature officielle.
• Destruction : Une fois que les documents ont atteint leur date de fin de vie, les systèmes d’automatisation peuvent déclencher la destruction automatisée des documents. Cela peut se faire en utilisant des outils de déchiquetage automatisés ou des logiciels de destruction électronique pour les documents électroniques.
• Audit et suivi : Les systèmes d’automatisation peuvent également aider à assurer la conformité en fournissant un audit et un suivi des processus de traitement des documents, prouver que les documents sont utilisés, archivés et ultimement détruits de manière appropriée, et documenter les actions prises pour garantir la conformité.

En conclusion

Vous avez tout à gagner en automatisant le contrôle de vos documents. Si l’ampleur de la tâche vous fait peur, on vous suggère de commencer par un projet-pilote centré sur un processus bien maîtrisé, ou un processus névralgique de vos activités. Évidemment, on peut vous accompagner dans ce changement.