LES AVANTAGES DE GÉRER LE PAPIER

CHUCK&CO à la rescousse de votre paperasse

Par Valérie Auclair

CHUCK&CO aide les organisations dans leur virage numérique ; pour ce faire, quoi de mieux que de s’attaquer au… papier?! Eh oui! Pour un virage en douceur, nous offrons des services liés au classement, à la conservation et la numérisation des documents papier. Une bonne occasion de libérer vos classeurs! 

D’ailleurs, même sans virage numérique, une saine gestion des documents papier est essentielle au fonctionnement de votre organisation. 

Les avantages de gérer le papier

1. Retrouver votre information 

Facile de s’y retrouver lorsqu’on a seulement une poignée de dossiers sur son propre bureau. Mais lorsque l’équipe est grande, la compagnie ancienne et les projets nombreux, la quantité de documentation se multiplie et devient ingérable par la seule mémoire des individus. 

Il faut un système qui permet d’organiser l’information et qu’elle soit retraçable par n’importe qui. Bonne nouvelle : on peut vous aider à bâtir ce système! On en parle dans la suite de l’article.

2. Respecter les obligations légales

Quand doit-on éliminer des documents ? Quand on manque de place ? Non ! Quand le délai de conservation est terminé. Et ce sont les lois et règlements qui déterminent ce délai, en plus des besoins d’affaires. 

Dans plusieurs cas, il est interdit de supprimer de l’information avant un certain nombre d’années : envoyer vos papiers à la déchiqueteuse sur un coup de tête du vendredi pourrait donc causer des problèmes à l’entreprise. 

Et, à l’inverse, certaines informations doivent être détruites et non conservées ad vitam æternam, comme des renseignements personnels. 

Le calendrier de conservation statue sur les délais de conservation d’une organisation. C’est l’outil de référence par excellence. Et lui aussi, on peut vous aider à le construire !

3. Libérer l’espace

Si l’accumulation numérique est invisible pour l’utilisateur, celle du papier est très visible. Chemises de classement, classeurs, boîtes qui s’empilent dans les coins de bureaux… Libérer de l’espace devient rapidement une grande nécessité. Mais il ne faut pas de tout détruire sur un coup de tête (voir le point précédent) ! 

L’utilisation d’un calendrier de conservation et son application rigoureuse libéreront de l’espace, vous permettant soit de réutiliser celui-ci à d’autres fins, soit de diminuer vos espaces de bureaux. Comme plusieurs entreprises fonctionnent désormais avec le télétravail ou un mode hybride, c’est un avantage intéressant. 

Voici nos différents services. En tout temps, on s’adapte à vos besoins. 

Classification

Tout le monde peut créer des documents, mais qui les classifie? Des archivistes! La classification est l’organisation théorique, intellectuelle, des documents. Ce sont les grands regroupements d’information que l’on fait selon différents critères logiques et fonctionnels. On appelle le résultat un “plan de classification”. 

Ce plan de classification permet un classement sensé et efficace: le classement, c’est l’action concrète de ranger un document dans un dossier, qu’il soit physique ou électronique. 

Nous offrons des services de rédaction et de mise en place d’un plan de classification qui sera basé sur votre contexte et vos besoins. Nous vous montrons aussi comment l’utiliser. 

Numérisation

La numérisation est une étape incontournable pour libérer de l’espace physique. Elle aide aussi à consulter plus rapidement l’information, notamment à distance. 

Mais savez-vous qu’elle doit être faite selon certains paramètres très précis pour que les documents conservent leur valeur légale? C’est seulement après avoir suivi une procédure bien établie qu’on peut ensuite éliminer la copie papier et dormir sur nos deux oreilles. 

Chez CHUCK&CO, ça fait partie de nos mandats chouchou! On peut créer une procédure avec vous, ainsi que procéder à la numérisation. 

Découvrez nos 6 trucs pour réussir un projet de numérisation. 

Indexation et Contrôle qualité

Vos documents sont-ils créés, rédigés et diffusés en toute conformité ? Nous pouvons vérifier le tout, en plus d’uniformiser vos pratiques en matière de vérification et de diffusion d’information.  

Si vous avez besoin de répertorier et de rédiger les différents processus et procédures de votre organisation, nous pouvons répertorier et cataloguer votre patrimoine documentaire, ce qui permet la passation et la conservation de votre savoir interne. 

Lors d’une migration vers un système d’information comme Microsoft 365, nous intervenons dans la réception, le traitement, l’indexation et le classement des fichiers migrés. Nous nous assurerons que la transition vers votre nouvel environnement se fasse en douceur. (Psst! L’indexation est précieuse pour facilement retrouver vos informations plus tard!)  

En tout temps, nous validons la qualité de vos opérations pour assurer le respect des normes et des exigences de votre domaine d’affaires. Pas de mauvaise surprise en fin de parcours! 

Délais et conformité

Nos experts peuvent vous aider à rédiger et à implanter un calendrier de conservation. Ce dernier indique les durées pendant lesquelles vous devez conserver vos documents, ainsi que ceux qu’il faut ensuite conserver ou détruire. 

Pour déterminer les délais, on établit la valeur légale et administrative de chaque dossier, en fonction des lois et réglementation en vigueur, ainsi que des besoins de votre domaine d’affaires. Chaque durée assignée à un dossier spécifique devient ce qu’on appelle une « règle de conservation ». 

Nous vous aidons à appliquer ces règles de conservation et à informer vos équipes des modalités à respecter. 

Disposition 

Si vous avez déjà un calendrier de conservation, nous pouvons donner un coup de main dans son application. Notre équipe peut identifier les documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation et les préparer soit à leur conservation à longue durée, soit à leur élimination. 

Nous pouvons également vous assister dans la disposition sécuritaire des documents. Renseignements personnels, données financières et informations stratégiques seront protégées jusque dans leur destruction. 

Archivage

Certains documents doivent être conservés à long terme, mais n’ont pas besoin d’être disponibles en tout temps dans vos bureaux. Nous les préparons et les versons dans votre voûte d’archives. 

Vous n’avez pas de voûte? On vous aide à la bâtir ! Pas besoin de sous-sol ancestral en pierres humides. En fait, l’humidité est contre-indiquée, que ce soit pour le papier ou l’électronique.  Que ce soit une voûte virtuelle ou bien réelle, nous maîtrisons les meilleures pratiques et vous aiderons à protéger vos informations à valeur historique. 

Comme archivistes, il n’y a rien qu’on aime plus que des classeurs et des boîtes bien ordonnées et pertinentes. Nous possédons une solide expertise, appuyée par plus de 5000 heures de mandats dédiés aux différentes opérations techniques. 

Vous êtes peut-être gênés par l’état de vos dossiers et la quantité de poussière sur vos boîtes? Ne le soyez pas. On a tout vu. Et on est sûrs que ce n’est pas si pire que ça! 

L’important est que maintenant, vous souhaitez prendre votre documentation (et vos boîtes) en main. 

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