Les logiciels de signature Électronique sont-ils pour vous?

Par Eliane Bourque

Le premier réflexe lorsqu’une nouvelle technologie fait son apparition sur le marché est de se demander : oui, mais est-ce pour moi ? La signature numérique, bien qu’elle existe depuis quelques années, est encore considérée comme une nouveauté par bon nombre d’entreprises. Ne parlons même pas des logiciels permettant de la gérer !

Soyez cependant assuré : avec les logiciels administrant la signature électronique, on ne se trompe pas ! Ils avantagent absolument tous les types d’industries. Et contrairement au papier, l’ennemi de l’ordre et de l’organisation, la signature numérique simplifie déjà énormément de choses. Le logiciel, encore plus. 

Mais que peut faire concrètement le logiciel de signature numérique pour vous ? Découvrez trois caractéristiques qui le rendent inestimable. 

S’assurer de la confidentialité et de l’engagement

Lorsqu’on envoie simplement un document à signer par courriel, il est facile d’en perdre le contrôle. Grâce aux logiciels de gestion de signature numérique, vous évitez que le document ne tombe entre les mains de gens non concernés, et vous coupez court aux échanges de courriels qui s’étirent. À vous la saine gestion de votre boîte mail

Acheminer le document à signer directement à la bonne personne, c’est aussi s’assurer que le signataire manifeste clairement son approbation, son consentement, mais également son engagement. Vous éliminez tout intermédiaire ! Et puisque ce logiciel vous permet de voir lorsque la personne a ouvert le document, si elle l’a consulté ou non, c’est bien pratique avant une embauche, par exemple, ou bien pour évaluer l’intérêt de potentiels acheteurs. 

Confirmer la validité d’une signature

Il peut parfois être tentant d’utiliser PDF pour signer électroniquement ses documents. Vous pensez avoir enfin trouvé une solution sans papier et qui ne nécessite aucune application supplémentaire !

Malheureusement, aussitôt qu’un document est sauvegardé puis rouvert pour ajouter une autre signature, la loi considère que le document devient une version différente. La signature d’un collègue, par exemple, n’est donc plus valide dès que vous ouvrez le document pour le signer. Plutôt problématique !

Heureusement, les logiciels comme Panda Doc, DocuSign ou Notarius conservent l’intégrité de vos documents. En choisissant un logiciel tiers de ce genre, vous n’écrasez pas les données, vous protégez la valeur légale de la signature et vous augmentez grandement la sécurité du processus. 

Avec un logiciel, vos signatures électroniques sont cryptées et l’ouverture du document nécessite souvent un mot de passe pour renforcer la sécurité. 

Grâce à ces précautions, vous êtes certain que la signature électronique est infalsifiable, authentique, inaltérable, non réutilisable et finalement, irrévocable. La signature électronique à l’aide d’un logiciel spécialisé permet d’assurer vos arrières légalement. 

Simplifier la communication au sein d’une organisation 

Comme mentionné plus haut, un logiciel de gestion de signature numérique vous évite les chaînes de courriel. Un autre point important à considérer est que l’information contenue dans le document à signer est accessible en tout temps pour vos collègues concernés. 

Dans le même ordre d’idée, vous pouvez suivre en temps réel l’état d’avancement de vos procédures de signature électronique, réaliser une gestion de type workflow et être en mesure de définir vos processus de signature et de les organiser. 

Votre signataire est en retard ? Vous pouvez l’alerter automatiquement à travers le logiciel. 

Avant de choisir un logiciel approprié à vos besoins

Bonne nouvelle, la majorité des logiciels de signature électronique offre une période d’essai gratuite. Vous pouvez donc prendre le temps d’explorer les particularités de chacun en plus d’évaluer si elles concordent avec vos besoins.

En parlant de vos besoins, il est bien important de les cibler. L’identifiant à deux facteurs pour renforcer la sécurité des documents confidentiels est-il nécessaire ? L’horodatage, cette technique permettant d’associer à un document une date certaine en référence à un système de temps donné et reconnu vous est elle indispensable ? Ces informations seront essentielles lorsque viendra le moment de faire un choix.

Envie d’en apprendre plus sur le sujet ? Joignez-vous à notre formation « Adopter la signature numérique » afin d’explorer cet outil moderne et si pratique. En plus d’expliquer tous les avantages de la signature numérique, cette formation passe également au peigne fin les logiciels disponibles. 

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