Mon entreprise a-t-elle un problème de gestion documentaire?

Plongé dans la gestion quotidienne, il peut être difficile de conserver une vue d’ensemble sur vos opérations et, surtout, sur la situation générale de votre entreprise. Lorsque vient le moment d’analyser la performance de la gestion documentaire de votre entreprise, il est entièrement normal de vous sentir dépassé. Êtes-vous sur la bonne voie ? Respectez-vous vos obligations légales? Utilisez-vous la technologie la mieux adaptée à votre réalité ? Perdez-vous un temps précieux lors de certaines tâches ? Autant de questions qui vous feront tourner la tête! 

Heureusement, vous n’avez pas à être seul au moment de passer en revue l’état de votre entreprise. 

Quels sont les impacts d’une mauvaise gestion documentaire ? 

Faire appel à l’externe pour réaliser un diagnostic informationnel de votre entreprise en vaut-il la peine ? La gestion documentaire peut paraître anodine, mais lorsque bien exécutée, elle peut générer des retombées positives sur la fluidité des communications au sein des équipes le fonctionnement global de la compagnie. 

Et, au contraire, une mauvaise gestion documentaire entraîne des conséquences qui perturbent le flux de travail. Découvrez les problématiques les plus fréquentes liées à la mauvaise gestion documentaire. 

Des problèmes administratifs et opérationnels 

Qui dit mauvaise gestion documentaire dit également erreur humaine. Recherches laborieuses, pertes de documents, suppression d’informations : les implications sont nombreuses. 

Sans parler de la mauvaise gestion des priorités de vos employés! Ces derniers perdent un temps précieux à retrouver certains documents, à répondre à des chaînes de courriels sans fin, et à recommencer des documents de zéro. Tout cela peut mener à une perte de productivité allant jusqu’à 60 minutes par jour. 

Une sécurité affaiblie 

Sans mesure particulière pour la gestion documentaire, la majorité des données « traînent » dans les postes de travail des employés, dans les courriels, ou encore, en version papier.  

Vos documents deviennent des cibles faciles pour les cyberattaques, les employés mal intentionnés, et même, les intempéries. 

N’oubliez pas les obligations en protection des renseignements personnels, qui ont été resserrées avec l’adoption de la Loi 25. 

Une perte financière 

Conséquence directe des problématiques mentionnées plus haut, la perte financière est inévitable lorsque les employés perdent du temps, que votre entreprise est à risque ou encore, que vous perdez des documents importants. 

Si la perte financière peut être difficile à chiffrer pour des livrables internes, elle est concrète dans le cas d’un livrable client, par exemple un plan de construction, un document notarié, etc. 

Au fait, pour estimer la perte de productivité liée à la mauvaise gestion documentaire au sein de votre de votre entreprise, vous pouvez multiplier les salaires horaires de vos employés par 1h par jour ouvrable, soit environ 250 jours (au Québec). 

L’exercice du diagnostic devient très intéressant, une fois ce montant sous les yeux. 

Les diagnostics chez CHUCK&CO 

Bien conscient de l’importance de sains procédés de gestion documentaire, CHUCK&CO possède une expertise pointue sur l’ensemble du sujet. Afin de pouvoir conseiller nos clients sur ses priorités et les bonnes pratiques à adopter, nous offrons un diagnostic qui permet de redresser toutes sortes de situations.  

Les objectifs spécifiques du diagnostic sont de : 

• Faire état de situation des besoins en matière de gestion des documents (pour en savoir plus sur cet aspect, cliquez ici) ;  
• Identifier les problèmes et enjeux prioritaires au sein de l’organisation ;  
• Émettre des recommandations et des cibles à atteindre pour arriver à une gestion documentaire saine et efficace. 

Notre diagnostic se fait par l’analyse la documentation du client et par le biais d’ateliers. Nous abordons trois volets : 

1. Documentaire : quels sont les outils en place (ou non!), les équipes les connaissent et utilisent-elles, quelle est la masse documentaire (combien de documents avez-vous, combien de place occupent-ils, etc.), etc.; 
2. Organisationnelle : comment est structurée votre entreprise, où l’information doit-elle circuler, où bloque-t-elle, où sont les redondances, etc.;
   
3. Humaine : quelle est la culture de partage et de collaboration, quels sont les enjeux des équipes, etc. 

Nous examinons également la conformité légale. 

Par la suite, notre analyste spécialisé remet un rapport présentant les constats et les recommandations. À vous de les mettre en place, seul ou avec notre accompagnement. Dans tous les cas, vous avez un portrait juste et complet de vos enjeux, forces et faiblesses en gestion de l’information. 

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter!

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques de gestion documentaire, jetez un coup d’œil à notre blogue!