Les défis de la gestion efficace des documents avec MiCROSOFT 365

Un mythe persiste dans les milieux archivistiques : Microsoft 365 ne fait pas de gestion documentaire!   

Il serait plus juste de dire que, pour un archiviste qui recherche une expérience de gestion documentaire « classique », Microsoft 365 s’avère effectivement décevant. Cependant, quiconque accepte de penser un peu « ors de la boîte » et d’élargir les horizons de la gestion documentaire y verra une solution intéressante et tout à fait fonctionnelle pour la gestion de l’actif informationnel d’une organisation.  

Par ailleurs, les outils de Microsoft 365 ont fait des bonds de géant au cours des dernières années. Force est de constater que la gestion de l’information est au cœur du développement des fonctionnalités de gestion de contenu offertes par cette plateforme.  

Dans cette optique, Microsoft travaille maintenant à intégrer des outils d’intelligence artificielle pour faciliter la vie des utilisateurs. Intégrée à SharePoint, OneDrive, Outlook et la suite bureautique Office, cette nouvelle réalité ouvre la porte à un tout autre monde de possibilités en termes de gestion de l’information : création automatique de modèles de documents, rédaction automatisée, identification et classement automatique selon le type de document, extraction de données à même les documents… Le tout, sans codage et en utilisant le langage naturel.  

Microsoft 365, c’est quoi exactement?

Microsoft 365 se présente comme une plateforme infonuagique intégrée à un navigateur Web. Celle-ci regroupe un ensemble d’applications et de services en ligne essentiels aux activités quotidiennes d’une organisation :   

• La suite bureautique Office avec ses applications classiques (saviez-vous qu’elle changera bientôt d’appellation?); 
• Des outils de collaboration et de partage d’informations inégalés pour une organisation évoluant dans l’environnement Windows et utilisant la suite bureautique de Microsoft; 
• Des applications de gestion administrative (processus d’affaires, intelligence d’affaires, ERP, CRM, gestion des réservations, gestion des réunions); 

• Des applications spécifiquement conçues pour la gestion de contenu, en particulier SharePoint Online. Celles-ci permettent de créer des sites Web pour stocker, organiser, partager et consulter de l’information structurée et non structurée de façon sécurisée, en partant des équipes de travail jusqu’à la création d’un intranet organisationnel.  

Vous avez dit « gestion de contenu »?

Microsoft 365 offre effectivement un ensemble complet de fonctionnalités de gestion documentaire : 

Gestion des documents  : Des emplacements infonuagiques accessibles par SharePoint, OneDrive et d’autres applications permettent de gérer des documents de différents formats. De même, quantité d’applications offrent des fonctionnalités de gestion d’informations non structurées.  

Collaboration  : Différentes applications et fonctionnalités (flux de travail, partage de documents, édition simultanée, clavardage, réunions en ligne) respectant un principe fondamental : le document reste toujours au même endroit. On partage son URL de multiples façons et selon les paramètres d’accès spécifiés. Finis, les doublons inutiles et les versions à n’en plus finir!  

Classification et métadonnées  : Microsoft 365 est conçu sur le principe de la classification à facettes. Ce sont les métadonnées appliquées aux documents qui classent ceux-ci, selon les besoins exprimés par l’utilisateur. Par exemple, le code de classification, le nom de l’unité responsable de la conservation du document ainsi que le statut ouvert ou fermé d’un dossier deviennent des métadonnées. Cette approche permet, entre autres, de réduire considérablement la lourdeur de la classification… et les noms de fichiers.  

Gestion du cycle de vie des documents  : Un système d’étiquettes de rétention permet d’appliquer des règles de conservation aux documents selon différents paramètres offrant un degré d’automatisation relativement élevé. Il est donc possible de déclasser un document et de le conserver pendant une période déterminée avant de l’archiver définitivement ou de le supprimer après validation.  

Sécurité et confidentialité  : Les groupes Microsoft 365 permettent une gestion serrée des accès aux documents ainsi que des niveaux d’autorisation. Les étiquettes de confidentialité permettent également de protéger les documents des accès indésirables, d’une modification ou d’une suppression non voulue, et ce, même en dehors de la plateforme. Les dispositions de la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels (Loi 25) ou du règlement général sur la protection des données (RGPD) peuvent être respectées en utilisant l’ensemble des outils de conformité de Microsoft 365.  

Flux de travail  : L’imposante masse informationnelle à laquelle sont confrontées toutes les organisations demande d’automatiser le plus possible les processus de travail et cela inclut les processus de gestion documentaire. Avec son outil Power Automate, Microsoft 365 permet de simplifier des tâches comme les notifications, le déplacement de documents, ou l’application de délais de conservation. On vous donne plus d’exemples concrets dans cet article. Les autres outils Power Platform (Power Apps et Power BI) facilitent également la saisie et le traitement des informations liées à la gestion des documents.  

De nouveaux défis à relever

Malgré tout, il faut admettre que la philosophie de gestion de l’information proposée par Microsoft s’écarte sensiblement de l’approche archivistique classique qu’on enseigne encore aujourd’hui. L’adoption de Microsoft 365 pour la gestion électronique des documents (GED) pose donc certains défis aux professionnels de l’information.  

Intégrer le partage et la collaboration dans la gestion documentaire  : L’avenir (c’est-à-dire le présent!) est à la connectivité, à la collaboration, au partage et à l’automatisation des processus d’affaires. Faire de la GED efficace nécessite obligatoirement de tenir compte de cette réalité. Or, dans l’environnement Windows, aucune solution sur le marché actuellement n’est aussi efficace que Microsoft 365 à ce niveau.  

Opérer un changement de paradigme documentaire  : En adoptant Microsoft 365, il faut accepter de passer d’une logique documentaire centrée sur le plan de classification, les dossiers et le document, à une logique axée sur les équipes et les processus de travail. Dans ce paradigme, les équipes de travail forment de petits microcosmes (sans être des silos!) à l’intérieur desquels la gestion documentaire est assurée.  

Adopter une vision horizontale de la structure classificatoire  : La structure classificatoire dans Microsoft 365 ne se présente pas sous une forme hiérarchique. On privilégie plutôt une structure où chaque unité administrative possède son environnement de travail infonuagique dans lequel elle dépose son actif informationnel. Tous les environnements sont au même niveau hiérarchique. Ce sont les liens tissés entre eux qui modulent la structure du système en réseau organique. 

Éliminer tranquillement le papier   : Microsoft 365 est un peu (…OK, très!) allergique au papier. Ne pensez pas l’utiliser pour y faire une gestion des documents physiques complète, à moins d’y introduire un logiciel tiers (third party). Certains diront qu’il s’agit là d’un avantage. Ce qui est sûr, c’est que la dématérialisation des documents facilite la collaboration, le partage et l’automatisation des processus de travail, entre autres le déclassement des documents.  

D’ici à ce que vous éliminiez complètement le papier, nous pouvons vous proposer une solution de gestion des dossiers papier à même SharePoint. Elle calcule même automatiquement les dates de déclassement! Informez-vous sur cette solution que nous avons testée chez certains de nos clients.  

Par où commencer?

Avec l’adoption de Microsoft 365, la gestion documentaire ne peut s’enclaver dans la pratique archivistique traditionnelle centrée sur le document, le plan de classification et le calendrier de conservation. Elle doit nécessairement s’accomplir dans un contexte plus large de: 

• gestion des équipes de travail qui produisent et reçoivent les documents;  
• processus d’affaires qui mettent ces documents en mouvement; 
• réseaux complexes de communications modulant les échanges, les collaborations et les partages.  

Si l’on tient compte de ces paramètres, Microsoft 365 peut devenir un très bon outil de gestion de l’ensemble de l’actif informationnel d’une organisation.