Comment bien lancer un projet de transformation

Se lancer dans un projet de transformation, c’est d’abord prendre conscience que quelque chose doit changer. Le plus dur, c’est de passer à l’action, de démarrer la machine. Sur certains points, je suis un bon exemple. Je fume depuis près de 10 ans, je sais que ce n’est pas bon pour moi et plusieurs personnes de mon entourage en sont décédées. Et encore, je n’ai pas trouvé le moyen d’arrêté. On a toujours de bonnes excuses pour ne rien faire :

Je n’ai pas le temps
Nous n’avons pas les moyens
C’est trop risqué
C’est trop dur
Ce n’est pas réaliste
Nous ne sommes pas encore prêts
Ce n’est pas le bon moment
C’est trop compliqué
Je ne suis pas certain que ça marche

Changer c’est difficile. C’est rempli d’incertitudes, d’échecs, il faut sortir de sa zone de confort et prendre des risques. Ce sont souvent ces peurs qui nous bloquent et nous empêchent d’avancer. J’ai donc eu envie de partager ce que je fais pour bien démarrer un projet et faire en sorte de passer à l’action.

6 étapes pour bien commencer

1 – Identifier le problème

Je vous entends déjà me dire « Mais Chuck, c’est super évident ça, non ? » De prime abord, oui. C’est très facile d’identifier un problème lorsqu’il vous saute au visage, lorsque vous ou vos collègues avez à y faire face au quotidien. Dans ce cas, la solution peut-être tellement facile à identifier qu’on se demande : « mais pourquoi personne n’a encore rien fait ? ».Dans d’autres cas, le problème n’est peut-être pas si évident que ça et seulement certains indices permettent de dire que quelque chose ne va pas. Ça peut être une perte de clients, une baisse de revenu, une équipe submerger de travail, au bout du rouleau.Poser le problème permet avant tout de prendre conscience de son importance, de cerner les causes, ce qui doit changer et d’identifier des options de rechange possibles. Se pencher explicitement sur le problème est également une occasion d’identifier une grande opportunité pour développer des initiatives qui porteront fruit.

2 – Faire ses recherches

C’est l’étape de cueillette de données. Commencez d’abord par demander autour de vous (collègues, patron, employés) s’ils perçoivent le problème de la même façon que vous. Poser le problème à d’autres permet d’avoir une première rétroaction et de voir si le problème est réel. Attention, ce n’est pas parce que les autres ne perçoivent pas le problème que celui-ci n’est pas réel.Pour ma part, j’aime bien utiliser la méthode des 5 pourquoi. Cette méthode sert d’abord à trouver la cause principale du problème. Avec cinq questions commençant par « pourquoi », on essaie de trouver les raisons les plus importantes ayant provoqué le problème, pour aboutir à la cause principale.Il faut aussi se poser cette question : est-ce que la transformation souhaitée permettra de réaliser plus efficacement la mission et la vision à long terme de notre organisation ? Comment ? Si la réponse à la première question est non, petit conseil : creusez plus. Si vous n’êtes pas en mesure de démontrer que votre solution permettra d’atteindre les objectifs d’affaires ou la mission de l’organisation, vous aurez beaucoup de difficultés à convaincre les dirigeants et les employés de votre point.À ce stade, il est important d’amasser le plus de données possibles sur le problème à l’interne ET d’aller voir ce qui se fait à l’extérieur de notre organisation. Voir ce qui se fait ailleurs permet de trouver des exemples d’autres organisations qui ont eu le même problème, et voir comment elles l’ont réglé. Attention par contre à ne pas trop faire de recherche. À force de se concentrer sur la cueillette et l’analyse de données, on perd de vue que nous devons passer à l’action pour que le changement se réalise.

3 – Préparer un sommaire exécutif

Pour moi, le sommaire exécutif est un des documents les plus importants. Il permettra de résumer l’essentiel du problème et la solution à apporter. Il s’agit de rassembler les données les plus pertinentes pour convaincre de l’importance de changer. Pour être efficace, il faut que ce document soit le plus synthétique et clair possible. Évidemment, le sommaire ne sera pas figé et sera amené à être bonifié au fil du temps. Voici les éléments que j’inclus habituellement :

Un bref survol du problème
Les faits saillants qui documentent le problème
Les options possibles
La solution recommandée et une vision claire du futur
Les étapes de réalisation (à haut niveau)

4 – Cartographier les supporteurs et détracteurs

Pour tout projet de transformation, il y aura inévitablement des gens en faveur et d’autres contre. Identifier les supporteurs et les détracteurs permettra de cibler ceux qui pourront être contactés rapidement pour former une coalition et surtout une équipe pour la mise en place du changement.Cela permettra de concevoir une stratégie de gestion du changement pour éliminer la résistance. La résistance au changement est souvent considérée comme un problème dans un projet. Pour moi, la résistance est un phénomène tout à fait normal et prévisible. En sachant d’avance qu’on rencontrera de la résistance, ce qui compte c’est comment elle sera prise charge et gérée.

5 – Partager votre idée

On a souvent tendance à commencer à travailler sur une solution dans notre coin sans la présenter, avant qu’elle soit prête. Pour moi, c’est une erreur.En tentant d’avoir toutes les réponses, de développer une solution « complète », le risque est de travailler pour rien. Vous mettrez trop d’énergie et de temps à concevoir quelque chose qui ne répondra pas aux besoins des utilisateurs. Ou pire, vous développerez une solution qui répondra à un problème qui n’existe tout simplement pas.Il est donc essentiel de partager rapidement votre idée pour capitaliser sur les rétroactions et voir si votre proposition tient la route. Et bien sûr, l’améliorer au passage. Et là, je ne dis pas de partager à toute l’organisation, mais plutôt s’adresser à des personnes ciblées, qui pourront jouer un rôle clé dans les prochaines étapes.J’aime bien aller chercher l’avis de personnes qui ne sont pas en faveur du changement, question de pousser la réflexion le plus loin possible. Il n’y a rien de mieux que ces échanges pour identifier les intérêts communs et développer un argumentaire solide.

6 – Trouver des appuis

À plusieurs, c’est toujours plus facile d’aller plus loin. Avec le partage de votre idée, vous pourrez rapidement identifier et mobiliser des partenaires potentiels. Ces appuis vous seront d’une grande utilité lorsque viendra le temps de convaincre la direction ou les employés du bienfondé de la démarche de transformation, et d’y investir temps et argent.Il faut évidemment cibler des personnes ayant une bonne crédibilité et un haut niveau d’influence ou décisionnel dans l’organisation. Comme je le mentionnais dans mon billet précédent, avec un niveau suffisant d’autonomie et de responsabilités, il sera possible d’assurer un leadership fort pour développer des initiatives porteuses, aller chercher l’adhésion et concrétiser la transformation.